Product compliance selalu dibutuhkan bagi perusahaan yang memasuki pasar luar negeri atau hendak menjual produk ke pasar yang lebih luas; Akan ada banyak perundangan, regulasi, dan standar yang harus dipenuhi. Sehingga, sebagus apapun sebuah produk, dengan memenuhi standar teknis industri termutakhir, tetap saja produk tidak bisa beredar sama sekali.
Product compliance adalah seperangkat persyaratan, peraturan, dan standar yang harus dipenuhi sebuah produk di pasar tertentu yang sesuai dengan hukum yang berlaku.
Persyaratan atas tiap-tiap produk dan pasar berbeda, serta mencakup beberapa aspek spesifik, seperti keamanan elektrik, kompatibilitas elektromagnetik, frekuensi radio, komposisi kimia, desain ramah lingkungan, energi efisien, keamanan mekanik, pelarangan zat berbahaya, keamanan anak, intelegensia buatan, keamanan siber, label keamanan, informasi konsumen, pengepakan, dan lain sebagainya.
Dari daftar yang sebenarnya dapat dilanjutkan tersebut, dapat diketahui bahwa betapa kompleks product compliance, dan pabrikan perlu pemahaman mendalam dari banyak aspek agar tidak salah dalam pengambilan keputusan.
Biasanya, ada beberapa hukum yang digunakan untuk produk tertentu, maka untuk membawa produk agar dapat masuk ke pasar, pabrikan tidak boleh hanya tahu satu peraturan, tetapi sedikitnya sepuluh aturan yang mungkin terkait.
Di Eropa semisal, untuk memasukan barang elektronik, dibutuhkan persyaratan standar seperti Radio Equipment Directive (RED), Low Voltage Directive (LVD), Restrictions on Hazardous Substances (RoHS), Registration Evaluation Authorisation and Restriction of Chemicals (REACH), Waste of Electrical and Electronic Equipment (WEEE), General Product Safety Directive (GPSD), dan lain sebagainya.
Sedangkan di Indonesia, SNI sebagai Standar Nasional Indonesia adalah standar yang berlaku nasional yang harus dipenuhi oleh produk yang hendak dijual. Namun, semakin kompleks komponen produk tersebut, maka sangat mungkin membutuhkan perizinan dari otoritas lain.
Ambil contoh mesin cuci yang mengadopsi Internet Of Thing (IOT), yang mampu dikendalikan dan dipantau jarak jauh. Fungsi pengendalian jarak jauh yang berhubungan dengan telekomunikasi, maka produk tersebut harus mendapatkan izin dari Direktorat Jenderal Sumber Daya Pos dan Perangkat Pos dan Informatika atau SDPPI.
Sedangkan mesin cuci itu sendiri terikat dengan produk yang masuk SNI wajib. Sehingga penerapan SNI pada mesin cuci menjadi keharusan, termasuk persyaratan umum terkait kelistrikan.
Prosedur Penilaian Kesesuaian (Conformity Assessment)
Sama halnya dengan metode pembuktian bahwa produk tertentu memenuhi persyaratan regulator, beberapa negara atau pasar memiliki banyak perbedaan. Contoh berikut adalah beberapa prosedur yang umum diterapkan.
Baca juga: Apa itu penilaian kesesuaian dan contohnya
Deklarasi Kesesuaian atau Sertifikasi Mandiri
Pabrik produk bertanggungjawab untuk memastikan memenuhi syarat hukum serta standar yang berlaku. Beberapa diantaranya mengujicobakan dengan menyertakan pihak ketiga, meskipun tidak selalu perlu. Pabrikan memastikan bahwa deklarasi kesesuaian produk sesuai secara hukum dan standar. Metode ini sering disebut sebagai asesmen kesesuaian pihak pertama. (first-party conformity assessment).
Registrasi
Pabrikan diwajibkan mendaftarkan produknya kepada otoritas sebelum mengimpor atau menjual produknya;
Pengujian Pihak Ketiga
Produsen atau importir harus menguji produk dengan melibatkan akreditor independen yang telah tersertifikasi. Di Indonesia pemberian sertifikasi terhadap Lembaga Sertifikasi Produk (LSPro), sebagai penguji, dilakukan oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN).
Sertifikasi
Produk tidak saja hanya telah diuji oleh badan independen tersertifikasi, namun juga telah mendapatkan bukti resmi dari otoritas tertentu berdasarkan hasil pengujian.
Penjelasan sebelumnya belumlah cukup, karena ada beberapa prosedur lain yang harus dilakukan, seperti inspeksi pabrik, audit produk bulanan-tahunan, atau kualitas sistem manajemen. Namun, di lapangan sendiri tambahan-tambahan prosedur semacam ini tergolong sedikit dan khusus beberapa produk tertentu.
Selain itu, ada pula sebutan asesmen pihak kedua, yang mana klien hendak menguji produk sebelum membelinya. Pengujian ini umumnya melibatkan produk dengan jumlah yang sangat besar, baik dari segi anggaran ataupun kuantintas; Sangat penting, terkait hal-hal vital; Atau melibatkan pihak-pihak yang memiliki dampak langsung, seperti pemerintah atau pemain-pemain besar dalam industri.
Meskipun begitu, dalam kasus ini asesmen pihak kedua tidak menjadi wajib, mengingat secara hukum publik tidak ada yang mengaturnya. Persyaratan ini hanya diikat oleh kontrak dua belah pihak yang berdasarkan hukum perjanjian.
Penanda Kesesuaian
Satu dari karakteristik elemen dari product compliance adalah penanda atau label kesesuaian yang harus ada pada badan produk.
Bagi produsen atau importir ini menjadi masalah. Sebab pendanda yang ada pada tubuh produk akan bermasalah apabila terlalu banyak dan memenuhinya. Selain secara estetika kurang mengena, lagi pula konsumen pada umumnya tidak tahu banyak soal regulasi produk serta standar teknis.
Di Indonesia pelabelan standar tergolong masih dapat diterima, seperti label SNI, hemat energi, dan keamanan listrik. Sedangkan di Eropa sana label begitu banyak, dari mulai standar nasional, hingga privat atau industri masing-masing yang merepresentasikan karakteristik tertentu.
Baca: Logo hemat energi
Hambatan Perdagangan Bernama Product Compliance
Pada awalnya ide product compliance pertama-tama adalah untuk melindungi konsumen. Namun seiring jalannya waktu dengan dinamika perkembangan teknologi, industri, peraturan, dan masyarakat global, nyatanya dapat digunakan pula sebagai alat dalam melindungi produk dalam negeri.
Hambatan perdaganangan melalui product compliance ini sudah menjadi otomatis, sekalipun memang tidak menjadi agenda dari pemerintahan tersebut. Sebab, apabila memang bertujuan kesaana toh standar yang sama juga banyak yang harus diterapkan pula ke produk dalam negeri.
Artinya adalah hambatan ini harus bisa diatasi dengan tepat oleh semua produsen dan importir. Pertanyaannya kemudian adalah apa, bagaimana, dan dengan siapa produsen atau importir mengatasi hambatan tersebut.
Tantangan Product Compliance
Apa tantangan terbesar yang harus dihadapi importir dan produsen terkait product compliance dalam rangka menjual produknya secara internasional ?
Pertama yang perlu dipastikan adalah tidak ada kesamaan identik pada sistem penilaian kesesuaian di seluruh dunia. Semua negara memiliki setiap spesifikasi berbeda yang harus dipahami setiap produsen dan importir.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa lingkup standar satu produk akan berbeda sekali apabila pindah pasar. Semisal sebuah produk yang tidak masuk dalam lingkup CE (The Conformitè Europëenne), sebagai standar Eropa, bukan berarti tidak ada regulasinya di Cina. Boleh jadi negara tersebut justru menerapkan standar untuk produk tersebut.
Memang hal ini menjadi tantangan tersendiri untuk memutuskan apakah produk tertentu telah diregulasi atau belum. Produsen atau importir perlu meluangkan anggaran dan waktu yang cukup guna riset regulasi dan standar. Syukur, apabila tersedia katalog lengkap Harmonized System negara tersebut, setidaknya pencarian dimulai dari titik yang benar. Namun jika tidak, mau tidak mau harus menginterpretasi definisi legal dalam rangka sertifikasi produk atau tidak. Hal ini pula yang menyebabkan proses asesmen menjadi agak sulit.
Tantangan lain yang harus menjadi perhatian adalah pada tahapan produk desain, yang mana secara pemenuhan teknis dan standar berbeda di setiap negara. Meskipun banyak harmonisasi dilakukan di tingkat internasional, seperti International Standard Organization (ISO), setiap negara tetap saja mengembangkan standar secara mandiri. Paling sering, meskipun mengadopsi standar internasional, isi dokumen diisi banyak tambahan dan tambahan beberapa prosedur nasional.
Dari keseluruhan tantangan tersebut produsen dan importir harus menerima kenyataan di lapangan bahwa peraturan dan perundangan akan selalu berubah. Setiap negara akan selalu melakukan pembaruan legal yang berisikan syarat teknis, sertifikasi, pelabelan dan importir terbaru; Sistem penilaian kesesuaian diciptakan, maka yang lainnya berubah; Produk sangat dipengaruhi oleh regulasi yang terus berubah.
Tanpa pengawasan legal yang mumpuni dan analisa atas perubahannya terhadap produk, maka produsen dan importir akan mengalami kesulitan tersendiri dalam menjual produk. Tetap nekat untuk tidak sejalan dengan hukum adalah bunuh diri.
Menciptakan divisi khusus legal untuk meneliti setiap regulasi dan standar adalah ide baik, tetapi tidak efektif. Mengingat perubahan-perubahan itu tidak berlangsung harian, mingguan, atau bulanan. Sedangkan anggaran divisi harus tetap digelontorkan.
Belum lagi divisi tersebut perlu melakukan penyesuaian-penyesuaian yang membutuhkan waktu. Lagi-lagi hal ini jelas memakan biaya.
Baca juga: Pre compliance barang elektronik
Kerjasama Dalam Menghadapi Tantangan
Setiap memasuki pasar baru tentu produsen dan importir tidak bisa tidak untuk mengajak pihak lain yang telah paham dengan medan yang akan dihadapinya. Begitu pula dalam menghadapi tantangan product compliance yang membutuhkan pihak lain untuk mengatasinya.
Produsen dan importir dapat menggunakan jasa konsultan dalam rangka pemenuhan penilaian keseuaian produk. Disamping secara profesional lebih efektif dalam menangani sejumlah aturan, regulasi, dan standar, yang mana jelas menghemat waktu, penggunaan konsultan juga lebih mumpuni dibandingkan membangun divisi baru.
Panjangnya pengalaman dalam menangani product compliance, sekaligus membangun hubungan dengan pihak otoritas pemerintahan. Bukan dalam pengertian negatif, namun yang jelas hubungan yang sudah lama dijalin tersebut setidaknya mengurangi hambatan komunikasi dan koordinasi. Contoh sederhananya adalah pemberitahuan akan rencana perubahan-perubahan pada regulasi tertentu yang biasanya sudah diberitahukan lebih awal ketimbang publikasi untuk umum.
Memilih konsultan tidak bisa sembarangan, perlu ada pertimbangan-pertimbangan khusus. Jangan sampai alih-alih memangkas anggaran, justru membengkak disebabkan proses yang berakhir tidak keruan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih konsultan terkait product compliance :
Informasi Konsultan
Produsen dan importir bisa mencari tahu konsultan dari berbagai media, termasuk referensi kolega. Namun sekarang yang jamak adalah menemukannya di internet. Seseorang dapat melihat kredibilitas dari konsultan tersebut dari website yang bersangkutan.
Beberapa pertanyaan seperti keaktifan memperbarui informasi, tampilan, isi konten, dan tata bahasa dapat menjadi penilaian sejauh mana kredibilitas konsultan tersebut. Atau bahkan website itu dapat juga sedikit menceritakan keseriusan dalam profesinya.
Pengalaman
Tentu konsultan yang menangani produk haruslah mereka yang berkompeten. Hal tersebut dapat dilihat dari pengalamannya dalam menangani masalah sejenis. Seseorang dapat melihat portofolio dari konsultan tersebut.
Portofolio terkait product compliance tidak dapat dibagi sepenuhnya, mengingat terkait dengan kerahasiaan teknis produk. Seseorang hanya dapat tahu siapa saja klien yang pernah ditangani, selebihnya untuk lebih mendalam, umumnya tertutup.
Komunikasi dan Koordinasi
Konsultan yang baik adalah yang mampu menyelesaikan hambatan yang ditemui klien sekaligus mengkomunikasikan solusi serta rekomendasi apa yang harus dilakukan.
Apakah konsultan tersebut membuka kanal layanan komunikasi yang baik ? Apakah kemampuan komunikasi dalam menjelaskan peraturan dan standar memadai ? Jika rata-rata dijawab ya, maka konsultan tersebut kompeten.
Layanan
Pilih konsultan yang memiliki layanan lengkap. Karena tidak semua konsultan product compliance memiliki kemampuan untuk pre test atau pra pengujian. Dengan adanya layanan ini, dari segi waktu dan biaya jelas lebih efisien. Sebab, apabila ada kekurangan atau hal-hal yang perlu disempurnakan, konsultan akan segera memberitahukan.
Hal ini jelas berbeda dengan yang hanya memberikan solusi dan rekomendasi belaka. Dari segi biaya langsung, jelas berdampak., sebab spesimen atau sampel yang diberikan ke laboratorium akan segera dihancurkan; Selain itu, akan ada biaya kembai untuk mengulang pengujian.
Lokasi Kerja
Meskipun di zaman sekarang lokasi kerja tidak begitu penting, karena tergantikan dengan kerja remote atau co-space, namun dalam masalah ini untuk mengetahui seberapa serius konsultan dalam pekerjaannya adalah mendatangi tempat kerja. Dari keadaan yang ada di sana setidaknya seseorang dapat menilai sekaligus mendapatkan impresi atas konsultan tersebut.
Bagi yang sudah berpengalaman, barangkali ada banyak sampel produk yang ada dan belum sempat dijemput klien. Namun, mungkin bagi yang baru merintis hanya akan terlihat meja dan komputer.
Cara ini tidak bisa dijadikan ukuran penuh. Namun untuk memastikan atau menebalkan keyakinan atas konsultan tertentu cara ini masih efektif.
Biaya
Siapa pun pasti menyukai harga murah. Namun perlu diingat, harga di luar pasaran merupakan sinyal yang perlu diwaspadai. Harga terlalu murah dari pasaran justru perlu diselidiki. Boleh jadi harga murah tersebut disebabkan karena menekan banyak komponen proses produksi, sehingga boleh jadi kedepannya akan ada banyak hambatan-hambatan yang pada gilirannya justru memperlambat proses product compliance.
Karena murah itu menarik banyak pelanggan, maka barangkali ada banyak klien yang menghampiri. Akan tetapi sebagai klien, pertanyaannya apakah produk kita menjadi prioritas ? Jangan-jangan karena saking banyaknya klien justru kewalahan dan akhirnya justru membuat terseok-seok.
Penutup – Kesimpulan
Setiap produsen dan importir perlu memenuhi product compliance sebelum produknya di jual di pasar baru. Setiap pasar baru memiliki regulasi dan standar yang berbeda. Produk yang diterima di satu pasar boleh jadi akan jauh berbeda di pasar yang lain.
Ada beberapa proses yang kebanyakan negara menjalaninya, yakni deklarasi kesesuaian, registrasi, uji coba, pihak ketiga, dan sertifikasi. Proses lain, seperti inspeksi atau audit berkala pabrik dan kualitas sistem manajemen hanya untuk sejumlah kecil produk.
Disamping itu asesmen pihak kedua juga dimungkinkan terjadi apabila melibatkan barang yang banyak sekali atau dengan pemerintahan dan pemain-pemain industri besar. Kendati demikian hukum ini hanya berjalan untuk kedua belah pihak saja yang diikat dengan kontrak.
Tantangan bagi produsen dan importir juga berupa penandaan standar. Di Indonesia sendiri terbilang wajar, sedangkan di negara seperti Eropa dan Amerika, yang mana banyak sekali standar, hal ini jelas merepotkan. Terutama memposisikannya di badan produk.
Product compliance yang sejatinya diciptakan untuk kemaslahatan konsumen, sekarang secara langsung juga dapat berfungsi ganda menjadi hambatan perdagangan. Sebagai pelaku usaha, mau tidak mau harus mengatasinya.
Dinamika perubahan regulasi dan standar yang berpengaruh terhadap produk harus dicarikan jalan keluar dalam menghadapinya. Cara yang paling efisien dan efektif adalah menggandeng konsultan untuk mensiasati tiap-tiap perubahan regulasi dan standar tersebut.
Pemilihan atas konsultan harus diperhatikan secara seksama. Ada beberapa indikator yang dapat menjadi panduan dalam pemilihan, seperti informasi konsultan, pengalaman, komunikasi dan koordinasi, layanan dan lokasi kerja.
Editted by UN