Contoh surat permohonan keringanan UKT sudah banyak sekali tersedia di internet. Bahkan surat jenis ini sudah tidak asing lagi di telinga para mahasiswa untuk mengajukan beasiswa potongan pembayaran UKT.
Sesuai dengan namanya, contoh surat permohonan untuk keringanan UKT ini digunakan sebagai pedoman untuk meminta keringanan atau penurunan UKT.
Seperti yang diketahui bahwa dalam proses permohonan keringanan UKT tidak boleh hanya dilakukan melalui lisan saja.
Tetapi, Anda juga perlu membuat surat permohonan yang baik dan benar. Sayangnya, meski sudah tidak asing di telinga ternyata masih banyak mahasiswa yang bingung bagaimana cara membuatnya.
Nah buat Anda yang masih bingung bagaimana cara membuat surat permohonan keringanan UKT ini, yuk simak penjelasan berikut beserta contoh pembuatannya.
Apa itu Surat Permohonan Keringanan UKT?
Secara umum contoh surat permohonan keringanan UKT ini adalah surat resmi yang ditulis oleh seseorang dengan tujuan tertentu ke instansi.
Surat permohonan UKT ini ditulis menggunakan bahasa formal dan dilengkapi dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa.
Surat permohonan ini disampaikan secara formal dan juga wajib mengikuti ketentuan umum yang telah ditetapkan oleh Universitas.
Format surat permohonan keringanan UKT tidak sama dengan surat permohonan lainnya dan cenderung memiliki karakteristik tertentu sehingga digolongkan ke dalam surat resmi.
Fungsi Surat Permohonan Keringanan UKT?
Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa surat permohonan keringanan UKT ini untuk mengajukan permohonan penurunan biaya UKT.
Surat ini dibuat oleh orang tua dan juga mahasiswa yang mana nantinya permohonan tersebut diajukan ke pihak universitas.
Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis tentang perihal penurunan UKT yang diajukan agar memperoleh bantuan dan dukungan dari pihak universitas.
Nah contoh Surat permohonan keringanan UKT ini tentunya sangat berguna untuk mendukung para mahasiswa dalam mengajukan biaya penurunan UKT.
Syarat-syarat Penulisan Surat Permohonan Keringanan UKT.
Sebagai surat resmi, tentunya surat untuk permohonan keringanan UKT ini harus memenuhi beberapa sistematika penulisan dengan benar.
Dengan memperhatikan syarat-syarat ini maka akan memudahkan penerima surat membaca isi dan tujuan dari surat untuk permohonan keringanan UKT tersebut.
Nah, berikut ini beberapa syarat penulisan surat permohonan keringanan UKT :
1. Identitas
Identitas menjadi hal yang wajib dicantumkan dalam surat permohonan penurunan UKT ini. Dalam contoh surat permohonan keringanan UKT pun tertera juga dicantumkan identitas secara jelas dan lengkap. Kelengkapan ini diperlukan agar penerima mengerti maksud dan juga tujuan dari pengirim surat permohonan tersebut.
Kelengkapan identitas ini dimulai dari nama lengkap, tanggal lahir, NIM, Jurusan, Fakultas, dan angkatan kuliah. Lampirkan juga beberapa berkas yang diperlukan atau yang diminta pihak universitas sebagai syarat untuk mengajukan surat permohonan keringanan UKT.
2. Pengaturan Tata Letak
Seperti yang telah dibahas di atas bahwa surat permohonan ini masuk ke dalam surat resmi yang juga memiliki pengaturan tata letaknya sendiri. Pengaturan tata letak ini dimulai dari kepala surat, salam pembuka, identitas penyampaian isi, serta penutup.
Pengaturan tata letak ini biasanya menyesuaikan dari peraturan per universitas masing-masing. Namun jika tidak ada bisa menggunakan peraturan tata letak surat permohonan secara umum seperti pada contoh surat permohonan keringanan UKT.
3. Format Penulisan
Format penulisan yang digunakan pada surat permohonan keringanan UKT ini hampir sama dengan surat-surat resmi lainnya. Format penulisannya yaitu harus singkat, dan mudah dipahami dengan jelas. Selain itu, susunan kalimatnya tidak boleh membingungkan penerima surat.
Untuk format penulisan surat permohonan ini adalah gunakan bahasa yang baku, dan sesuai dengan EYD. Hal ini akan mempengaruhi tingkat kredibilitas dari surat permohonan keringanan UKT tersebut. Nah, untuk format penulisannya Anda bisa melihat contoh surat permohonan keringanan UKT.
4. Tujuan Surat
Surat permohonan keringanan UKT ini tentunya memiliki tujuan yang sudah jelas. Namun di dalam surat permohonan ini perlu dicantumkan lagi, dan disertai dengan beberapa alasan yang mendukung. Hal ini akan menjelaskan secara lebih rinci kenapa Anda mengajukan surat permohonan keringanan UKT tersebut.
Selain itu biasanya tujuan dan alasan pendukung menjadi unsur utama untuk diterima tidaknya surat permohonan tersebut. Semakin rinci tujuan yang kamu buat, maka semakin besar pula harapan untuk surat permohonan tersebut diterima.
Format Surat Permohonan Keringanan UKT
Surat permohonan memiliki karakteristik tersendiri karena tergolong dalam surat resmi. Umumnya, format penulisan surat pada contoh surat permohonan keringanan UKT ini sama seperti surat permohonan pada umumnya. Nah, berikut beberapa format surat permohonan keringanan UKT.
1. Kepala Surat
Bagian ini berisi mengenai nama universitas, alamat, dan juga logo universitas seperti surat resmi lain pada umumnya. Selain itu ada juga perihal dan lampiran yang digunakan untuk melampirkan beberapa syarat yang diminta.
2. Salam dan Identitas
Lengkapi juga surat permohonan ini dengan salam pembuka seperti “Dengan hormat” dan juga diakhiri dengan salam penutup. Selain itu Anda juga mencantumkan identitas pemohon dan juga penerima surat tersebut akan lebih jelas
3. Isi Surat
Isi surat ini merupakan bagian penting dari surat permohonan keringanan UKT. Di sini Anda bisa menuliskan alasan permohonan tersebut secara rinci dan mendetail namun tetap singkat.
4. Tanda Tangan dan Nama Terang
Di bagian akhir Anda juga perlu mencantumkan nama dan tanda tangan sebagai pengirim. Biasanya tanda tangan dan identitas nama lengkap ini menggunakan tinta hitam.
Baca juga: Contoh Surat Permohonan Izin Mata Kuliah yang Tepat
Contoh Surat Permohonan Keringanan UKT
Seorang mahasiswa pasti sedikit terbebani dengan UKT yang cukup mahal, oleh karena itu perlu mengajukan permohonan keringanan UKT ke universitas.
Nah, sebelum itu Anda perlu melihat contoh surat permohonan keringanan UKT yang sudah sesuai agar tidak terjadi kesalahan.
Berikut ini contoh surat permohonan keringanan UKT :
Perihal: Permohonan Keringanan Uang Kuliah Tunggal (UKT)
Lamp: 1 bendel
Kepada Yth.
Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerja Sama
Universitas Negeri Malang
Di tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama: Afifah Rahmadani Putri
Tempat, Tanggal Lahir: Solo, 13 Juni 2001
NIM: 200171805643
Fakultas: Ilmu Pengetahuan Alam dan Matematika
Program Studi: S1 Pendidikan Kimia
Semester: 4
Alamat : Jl. Tawangsari, No. 67 Kota Solo
Dengan ini saya mengajukan permohonan keringanan biaya Uang Kuliah Tunggal (UKT). Saya melampirkan beberapa dokumen pendukung yang bisa dijadikan bahan pertimbangan yaitu :
- Surat keterangan tidak mampu dari kelurahan
- Fotokopi kartu tanda mahasiswa
- Fotokopi transkrip nilai semester 1-3
- Fotokopi KTP orang tua
- Surat pernyataan bermaterai berisi status pekerjaan, penghasilan dan jumlah tanggungan anggota keluarga dari kecamatan.
Demikian pengajuan keringanan biaya Uang Kuliah Tunggal yang saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya agar permohonan ini terkabulkan. Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Solo, 6 Januari 2020
Afifah Rahmadani Putri
200171805643
Itulah beberapa penjelasan singkat mengenai surat permohonan dan juga contoh surat permohonan keringanan UKT.
Surat permohonan ini perlu diketahui oleh para mahasiswa agar suatu saat nanti jika diperlukan atau dibutuhkan untuk kepentingan mendesak.
Sehingga Anda harus memahami betul bagaimana sistematika dan juga contoh pembuatan dari surat permohonan keringanan UKT ini kedepannya.