Contoh surat permohonan biasanya diperlukan untuk jadi referensi dalam pembuatan surat permohonan berbagai keperluan. Baik dalam dunia kerja, pendidikan, hingga bisnis.
Bagi pelajar SMK maupun mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di tempat tertentu, pasti membutuhkan surat permohonan izin dari pihak sekolah.
Selain itu, surat ini juga digunakan dalam dunia bisnis untuk menjalin hubungan dengan klien atau pebisnis lainnya.
Mungkin, Anda yang seorang karyawan perusahaan juga membutuhkan surat permohonan untuk mengajukan cuti mendesak dan tidak boleh disampaikan secara lisan.
Surat permohonan sebenarnya hanya digunakan sebagai kelengkapan dokumen atau formalitas atas suatu kegiatan resmi yang dilaksanakan.
Meski begitu, Anda tetap harus membuat surat ini berdasarkan contoh surat permohonan yang benar.
Seperti apakah struktur dan contoh surat permohonan? Simak penjelasan di bawah ini.
Apakah Surat Permohonan Itu?
Secara umum, contoh surat permohonan merupakan dokumen formal yang berguna untuk mengajukan suatu kepentingan atau permintaan tertentu.
Surat ini biasanya berisi permintaan bantuan atas kegiatan tertentu, meminta izin dari seseorang, komunitas, instansi, atau lembaga lainnya, serta sebagai permohonan maaf.
Contoh surat permohonan sering dijumpai pada lingkungan formal, seperti lembaga pendidikan, lembaga pemerintah, lembaga keuangan, kantor, perusahaan, dan lainnya.
Surat permohonan harus ditulis menggunakan bahasa resmi dan formal sesuai dengan kaidah yang baku.
Sehingga, gaya penulisan surat ini biasanya juga tidak jauh berbeda dengan format surat umum yang digunakan oleh individu atau instansi.
Maka dari itu, agar surat permohonan Anda diterima dan disetujui alangkah baiknya Anda mengikuti aturan penulisan surat permohonan yang resmi.
Selain berfungsi sebagai pengajuan permohonan, contoh surat permohonan juga diperlukan sebagai bukti tertulis atas permohonan kegiatan yang diajukan.
Sehingga, nantinya pemohon bisa memperoleh bantuan, dukungan, dan kepercayaan dari pihak penerima surat.
Format Penulisan Surat Permohonan
Dalam penulisannya, surat ini harus disusun berdasarkan format penulisan contoh surat permohonan yang benar.
Penasaran bagaimana format penulisan surat permohonan? Perhatikan penjelasan berikut.
- Kepala surat, berguna untuk menyampaikan informasi kepada pihak penerima mengenai pihak mana yang mengirim surat. Kop surat harus ditulis di bagian tengah atas surat.
- Nomor surat, berguna sebagai bukti keresmian dokumen dan memudahkan pengarsipan yang letaknya di sebelah kiri.
- Tempat dan tanggal surat, digunakan untuk menerangkan di mana dan kapan surat permohonan dibuat.
- Perihal, berisi pokok inti surat permohonan.
- Isi, meliputi bagian pembuka, isi, dan penutup. Pada bagian pembuka berisi salam pembuka dan perkenalan, di bagian isi menjelaskan tujuan dibuatnya surat permohonan, dan di bagian penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih.
- Nama dan tanda tangan bermaterai, sebagai bentuk bahwa surat permohonan dapat dipertanggungjawabkan oleh pembuat surat.
- Lampiran, memiliki sifat yang tidak wajib dan berguna sebagai kelengkapan dokumen dari pemohon.
Jenis dan Contoh Surat Permohonan
Contoh surat permohonan terdiri dari banyak jenis, mulai dari surat permohonan maaf, surat permohonan beasiswa atau keringanan UKT.
Selain itu, ada surat permohonan untuk memperoleh bantuan, hingga surat izin untuk keperluan tertentu. Nah, berikut penjelasan selengkapnya.
1. Surat Permohonan Maaf
Melakukan suatu kesalahan merupakan hal yang wajar bagi setiap individu, entah itu disengaja maupun tidak disengaja.
Sebab, ada kalanya kadang tanpa sadar manusia mengucapkan perkataan atau melakukan tindakan yang menyinggung atau menyakiti perasaan orang lain.
Jika sudah seperti itu maka Anda harus memberanikan diri untuk bertanggung jawab.
Caranya dengan menyampaikan permohonan maaf dengan cara yang benar, baik secara lisan maupun tulisan.
Hal ini berguna agar orang tersebut dapat luluh hatinya sehingga komunikasi dapat terjalin baik kembali.
Apabila Anda melakukan kesalahan kepada keluarga, teman, atau kerabat terdekat maka bisa hanya dengan mengkomunikasikannya secara langsung untuk meminta maaf.
Namun, jika berkaitan dengan perusahaan atau pihak resmi, tentu permohonan lisan dengan mengirim karyawan secara langsung terasa kurang cukup.
Biasanya, contoh surat permohonan maaf berupa tulisan sangat dibutuhkan untuk mengakui kesalahannya secara tulus.
Pihak yang bersalah juga harus berani menanggung konsekuensinya. Surat permohonan maaf ini bisa ditujukan untuk perseorangan, perusahaan, lembaga, organisasi, maupun instansi lainnya.
Contoh surat permohonan maaf dapat ditulis secara resmi maupun non resmi.
Surat yang ditulis resmi biasanya berisi tentang masalah serius dan membutuhkan klarifikasi dari pihak pemohon.
Sementara, surat non resmi bisa ditulis menggunakan bahasa sehari-hari. Contoh surat permohonan maaf ini bisa dipakai untuk berbagai urusan.
Antara lain, sebagai permohonan maaf atas kekeliruan dalam pengiriman barang, sebagai klarifikasi atas suatu kesalahan yang dibuatnya.
Atas kekosongan barang, dan permohonan maaf resmi lainnya yang disampaikan oleh perusahaan.
Contoh Surat Permohonan Maaf
Surat Permohonan Maaf
Jakarta, 12 Januari 2022
No: 2/J/DINSAR/JJ/2022
Perihal: Permohonan maaf atas kekeliruan barang
Lampiran: –
Kepada
Yth. Pimpinan Toko Perkakas Plastik “Metro Dua”
Di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami yang bertanda tangan sebagai berikut:
Nama : Fajar Sadewo
Jabatan : Manajer PT. Aneka Plastik Jaya
Sehubungan dengan surat ini, kami bermaksud untuk meminta maaf yang sebesar-besarnya kepada pimpinan toko perkakas plastik “Metro Dua” atas kekeliruan pengiriman barang yang terjadi pada tanggal 07 Januari 2022 yang lalu.
Adapun kekeliruan tersebut merupakan murni atas kesalahan pihak perusahaan dalam melakukan pendataan produk yang kurang teliti sehingga kami akan mempertanggungjawabkan seluruh kekeliruan tersebut. Untuk mekanisme pertanggungjawaban akan kami sampaikan lebih lanjut melalui nomor WhatsApp toko saudara.
Demikian surat permohonan maaf ini kami sampaikan. Atas perhatian saudara, disampaikan terima kasih.
Hormat kami
TTD bermaterai
Fajar Sadewo
2. Surat Permohonan Bantuan
Manusia merupakan makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri, sehingga seringkali Anda juga membutuhkan bantuan atau pertolongan dari pihak lain.
Misalnya, saat hendak mengadakan suatu acara atau kegiatan tertentu, Anda pasti membutuhkan anggaran dana yang umumnya tidak sedikit.
Sehingga, untuk mempersiapkan acara tersebut agar bisa berjalan sesuai rencana, tak jarang Anda harus memohon bantuan dana dari pihak lainnya.
Sebab, apabila menggunakan dana pribadi maupun dana kas organisasi terkadang tidak cukup.
Untuk meminta bantuan sumber dana ini, tentu harus membuat contoh surat permohonan dana secara resmi.
Surat ini juga harus dibubuhkan tanda tangan dari panitia terkait dan lampiran biaya sebagai bukti keabsahan kegiatan.
Agar permohonan bantuan dikabulkan Anda juga harus menulisnya dengan bahasa yang benar.
Surat permohonan bantuan bisa dilakukan antar individu dengan individu, lembaga, organisasi, instansi, maupun perusahaan lainnya.
Selain itu, surat ini juga bisa dilakukan antar instansi yang saling bekerja sama.
Surat permohonan bantuan juga memiliki beragam tujuan, seperti memohon bantuan dana, bantuan sponsor, dan lainnya.
Sehingga penulisan surat ini harus mudah dipahami, singkat, jelas, padat, dan jangan lupa sertakan pihak atau kontak yang dapat dihubungi.
Agar Anda bisa memperoleh kepastian yang jelas, sebaiknya cantumkan pula batas waktu pihak penerima dalam membalas surat permohonan bantuan tersebut.
Nah, berikut ini terdapat contoh surat permohonan bantuan yang bisa Anda cermati untuk pembuatan surat tersebut.
Contoh Surat Permohonan Bantuan
Surat Permohonan Bantuan
Nomor: 738/AVI/III/2021
Lampiran:: 1 lembar (proposal kegiatan)
Hal: Permohonan bantuan dana
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Direktur PT. Cipta Abadi
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam sejahtera kami panjatkan, semoga kita semua selalu dalam lindungan dan limpahan rahmat Allah SWT, serta selalu diberikan berkah dan kemudahan Rizki dari-Nya. Semoga kita juga senantiasa diberikan kesehatan sehingga dapat menjalankan berbagai aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan rencana kegiatan pembangunan masjid Al-Waqiah di Desa Caturtunggal yang telah disepakati oleh seluruh warga, bahwa kami akan melaksanakan pembangunan area masjid pada tanggal 20 Desember 2021. Maka dari itu, kami selaku selaku panitia ingin memohon kepada Bapak/Ibu agar kiranya bersedia memberi bantuan dana dengan ikhlas.
Adapun total biaya yang kami butuhkan dalam pembangunan masjid adalah Rp10.000.000,- dengan rincian biaya sebagai berikut.
- Biaya pembelian batu bata 3000 pcs Rp6.000.000
- Biaya pembelian semen 25 sak Rp2.000.000
- Biaya gaji tukang Rp2.000.000
Pemberian bantuan yang Bapak/Ibu berikan tersebut dapat diserahkan kepada panitia kegiatan atau bendahara kegiatan.
Demikian surat permohonan bantuan ini kami buat dengan seksama. Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Desa Caturtunggal, 10 Desember 2021
TTD
Panitia
3. Surat Permohonan Keringanan UKT
Dapat menempuh pendidikan tinggi merupakan impian setiap orang. Namun, terkadang ada kendala biaya yang menyebabkan kegiatan perkuliahan menjadi tidak lancar.
Meski begitu, Anda jangan sampai menyerah untuk melanjutkan studi di bangku perkuliahan.
Masalah ekonomi yang tidak dapat diprediksi ini dapat Anda atasi dengan cara mengajukan contoh surat permohonan keringanan UKT pada pihak kampus.
UKT adalah uang kuliah tunggal yang ditanggung oleh mahasiswa dan harus dibayarkan saat awal semester dengan nominal yang berbeda sesuai kondisi ekonominya.
Contoh surat permohonan keringanan UKT ini dapat dilakukan oleh siapa saja dengan syarat pengajuan yang tidak terlalu ribet.
Asalkan Anda dapat menulisnya dengan format yang benar dan diketik rapi, maka pihak instansi akan bersemangat untuk mempertimbangkan surat Anda.
Lampiran dokumen yang diperlukan antara lain fotokopi kartu keluarga, KTP, rekening listrik, SKTM, dan pernyataan bermaterai dari orang tua.
Namun, setiap kampus terkadang memiliki aturan persyaratan yang berbeda dan persetujuan surat ini biasanya juga membutuhkan waktu sedikit lama.
Jangan lupa pula untuk menyampaikan alasan Anda meminta keringanan UKT dengan sejujur-jujurnya dan tidak mengada-ada.
Bagi Anda yang masih bingung, jangan khawatir sebab berikut ini ada contoh surat permohonan keringanan UKT yang bisa Anda jadikan referensi.
Contoh Surat Keringanan UKT
Surat Permohonan Keringanan UKT
Surabaya, 15 Januari 2022
Hal : Permohonan keringanan biaya UKT
Lampiran : 1 lembar
Kepada Yth.
Rektor Bidang Kemahasiswaan Universitas Negeri Surabaya
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan berikut ini merupakan:
Nama : Amelia Dwi Lestari
NIM : 200162827
Program/Program Studi/Semester : S1/Pendidikan Fisika/03
Fakultas : MIPA
Alamat : Jl. Ahmad Yani, No.17, Surabaya
HP : 08125618268
Status : Belum menikah
Data orang tua
Nama : Siswanto Aryono
Pekerjaan : Buruh pabrik
Besaran Gaji : Rp1.000.000
Status anak : Kandung
Tanggungan keluarga: 4 orang
Bersamaan surat ini, saya mengajukan permohonan keringanan biaya kuliah dan penundaan pembayaran UKT. Saya juga melampirkan beberapa syarat pendukung yang diperlukan, antara lain:
- Bukti pembayaran rekening listrik selama 3 bulan terakhir
- Surat keterangan dari kepala kelurahan dan kecamatan yang menyatakan bahwa mahasiswa benar adanya belum menikah
- Surat Keterangan Tidak Mampu
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK)
- Fotokopi KTP orang tua dan mahasiswa
- Surat pernyataan bermaterai dari orang tua yang berisi status pekerjaan, penghasilan bulanan, serta jumlah tanggungan keluarga yang diketahui oleh kelurahan dan kecamatan setempat.
Demikian surat permohonan ini sayai buat dengan sejujur-jujurnya. Besar harapan saya agar surat permohonan keringanan UKT ini dapat disetujui. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
TTD
Siswanto Aryono
4. Surat Permohonan Izin
Surat permohonan izin merupakan surat yang sangat penting agar dapat melakukan suatu hal.
Seperti, menggelar acara khusus pada suatu tempat atau kegiatan lainnya yang bermanfaat. Sehingga, pasti ada banyak pihak yang membutuhkan surat ini.
Terlebih, saat ini ada banyak kegiatan yang harus mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang agar dapat mengadakan pementasan tersebut.
Misalnya, saat hendak mengadakan event yang mengundang khalayak ramai sehingga perlu persetujuan pihak setempat dan polisi terdekat. .
Surat permohonan izin umumnya ditujukan kepada instansi atau perusahaan untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan suatu kegiatan.
Sehingga surat ini harus menggunakan bahasa yang legal dan struktur penulisan resmi sebagaimana mestinya.
Nah, salah satu aktivitas yang sering memerlukan surat permohonan izin adalah kegiatan kesiswaan yang diselenggarakan oleh sekolah. Kegiatan tersebut dilaksanakan di luar tempat dan jam sekolah.
Selain itu, komunitas suatu lembaga biasanya juga sering membutuhkan surat permohonan izin.
Karena komunitas ini selalu berkaitan dengan sistem pemerintahan, maka dalam pelaksanaan kegiatan juga harus mendapatkan persetujuan pihak pemerintah.
Ada banyak kegiatan lainnya yang membutuhkan contoh surat permohonan izin, baik itu kegiatan di sekolah, kampus, maupun lingkungan tempat tinggal pelaksanaan kegiatan.
Dengan persetujuan ini, acara yang digelar tidak akan menimbulkan kesalahpahaman, terlebih jika Anda menggunakan area publik yang gratis.
Contoh Surat Permohonan Izin
Panitia Organisasi Palang Merah Remaja SMKN 1 Ngasem
Jalan Raya Ngasem, Sambirawang, Kec.Wangkalan, Jawa Tengah
Wangkalan, 05 Agustus 2021
Nomor: 115/09.A.7.C2/XII/2021
Lampiran: –
Perihal: Permohonan izin kegiatan
Kepada Yth.
Kepala Camat Wangkalan
Di tempat
Dengan hormat,
Salam silaturahmi teriring doa yang kami sampaikan semoga segala aktivitas kami semua senantiasa berada dalam lindungan rahmat dari Tuhan YME.
Selanjutnya, dalam rangka memeriahkan dan memperingati perayaan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-76, kami selaku panitia kegiatan Palang Merah Remaja SMKN 1 Ngasem bermaksud untuk mengadakan kegiatan berupa latihan gabungan dengan anggota PMR SMAN 1 Parang. Adapun perencanaan kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: Jumat, 10 Agustus 2021 sampai dengan Minggu, 13 Agustus 2021
Waktu: Pukul 09.00 s.d. selesai
Tempat: Lapangan Olahraga Kecamatan Wangkalan
Acara: Latihan Gabungan Anggota PMR
Untuk memperlancar dan demi kesuksesan kegiatan tersebut, kami selaku panitia memohon izin persetujuan kepada Camat Wangkalan untuk melaksanakan kegiatan tersebut dan memberi support kepada kami demi tercapainya kegiatan dengan baik.
Demikian surat permohonan izin ini kami ajukan. Atas segala perhatian izin yang diberikan kami mengucapkan banyak terima kasih.
Hormat kami,
Panitia kegiatan Sekretaris
Enggar Budi Ana Diarinsa
Mengetahui,
Pembina PMR
Ramdani Yasiz, S.Pd, M.Pd
Demikian penjelasan mengenai contoh surat permohonan yang baik dan benar sesuai kaidah yang berlaku.
Karena fungsinya yang banyak, maka mempelajari cara pembuatan surat permohonan merupakan suatu keharusan.
Sehingga nantinya Anda tidak akan merasa kesulitan saat diminta membuat surat ini, baik untuk keperluan magang, izin karyawan, dan lain sebagainya.
Sekian dan selamat mencoba membuat surat permohonan yang tepat.