Jika Anda adalah seorang pelaku usaha, tahukah bagaimana cara membuat laporan keuangan di excel yang baik dan benar?
Semua kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi atau pembukuan ternyata dapat dilakukan dengan mudah melalui aplikasi excel.
Bentuk laporannya memang terbilang sederhana. Namun, cara ini jauh lebih efisien dibandingkan memakai jasa software akuntansi yang notabene berbayar.
Pembuatan laporan keuangan menggunakan Microsoft Excel lebih cocok digunakan oleh pelaku usaha dari kalangan UMKM.
Hal ini dikarenakan bentuk laporan yang ditampilkan excel jauh lebih terbatas dan terbilang manual. Berbeda dengan bentuk pembukuan di perusahaan besar yang jauh lebih kompleks dan berbasis software.
Artikel kali ini akan menjabarkan tentang tata cara membuat laporan keuangan di excel tanpa mengabaikan kaidah akuntansi yang berlaku. Pembahasan akan dilengkapi dengan teori dasar akuntansi dan cara menerapkan rumus-rumus excel.
4 Pertimbangan Penggunaan Excel sebagai Media Pembukuan
Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat laporan keuangan di excel, alangkah baiknya jika Anda mempertimbangkan beberapa hal terlebih dahulu. Terdapat beberapa poin penting yang perlu dicermati. Berikut ini adalah keterangan tentang poin-poin tersebut:
<> Penghematan biaya untuk pembukuan
Upaya penghematan biaya pembukuan dengan memanfaatkan aplikasi excel bukanlah sebuah paradigma yang salah. Pandangan ini seringkali dianggap sebagai sebuah paradok. Namun, pada kenyataannya excel memang dapat digunakan sebagai media untuk membuat laporan keuangan.
<> Memahami setiap rumus yang tersedia di excel
Pertimbangan selanjutnya yang harus diperhatikan adalah pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang cukup terhadap rumus dan fungsi excel (Lihat panduan Rumus Microsoft Excel Terlengkap).
Kuasai cara menyusun laporan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah akuntansi. Dengan demikian, Anda akan dengan mudah mempraktikkan tata cara membuat laporan keuangan di excel.
<> Pastikan excel layak sebagai media pembukuan
Penting untuk memastikan terlebih dahulu bahwa excel layak untuk dijadikan sebagai sarana pembuat laporan keuangan pada bisnis Anda. Hal ini harus dipahami betul mengingat excel hanya mampu menampilkan bentuk laporan yang terbilang sederhana.
<> Menguasai konsep dasar akuntansi
Cara membuat laporan keuangan di excel memang tidak mudah karena Anda harus membuat sketsa laporan keuangan secara manual. Oleh sebab itu, penguasaan terhadap konsep dasar akuntansi harus dimiliki sejak dini.
Cara Membuat Laporan Keuangan di Excel yang Benar Sesuai Pedoman Akuntansi
Laporan keuangan atau yang biasa disebut dengan pembukuan harus disusun sesuai dengan kaidah akuntansi yang berlaku. Akan tetapi, cara membuat laporan keuangan di excel tentu saja sedikit berbeda dibandingkan laporan yang dikerjakan pada software akuntansi.
Tahap-Tahap Pembentukkan Laporan Keuangan
Cara membuat laporan keuangan di excel yang benar harus melewati tahap-tahap yang telah ditetapkan. Terdapat sejumlah tahapan dalam pembentukan laporan keuangan mulai dari transaksi, jurnal umum, buku besar, dan neraca saldo penyesuaian.
Masing-masing unsur laporan keuangan tersebut dapat Anda simak pada keterangan di bawah ini:
1. Transaksi
Transaksi merupakan unsur utama dalam pembentukkan laporan keuangan. Transaksi menggambarkan aktivitas perusahaan dalam menjajakan barang atau jasa. Adanya transaksi biasanya disertai dengan bukti-bukti fisik seperti catatan, nota, atau faktur.
2. Jurnal umum
Jurnal umum berisi tentang uraian lengkap setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Keterangan tentang transaksi tersebut disertai dengan penggolongan nama akun. Berikut ini format tabel untuk jurnal umum:
| Tanggal | Keterangan | Nama Akun | Debet (D) | Nama Akun | Kredit (K) |
3. Buku besar
Buku besar memiliki bentuk yang lebih spesifik dibandingkan dengan jurnal umum karena hanya menampilkan aktivitas per akun. Setiap akun yang terletak pada jurnal umum diringkas sehingga menghasilkan nilai saldo akhir di Buku besar. Berikut ini format tabel dari buku besar:
Nama akun: ………….
| Tanggal | Keterangan | Nama Akun | Debet (D) | Kredit (K) | Saldo Akhir |
4. Neraca saldo yang disesuaikan
Tahap pembuatan laporan keuangan yang selanjutnya adalah ”Neraca saldo yang disesuaikan” atau “Neraca saldo penyesuaian”. Sejatinya, tahapan ini bersifat optional. Akan tetapi, ketika Anda menerapkan teori tentang cara membuat laporan keuangan di excel, tahapan ini wajib ada.
Tujuan utama dari neraca saldo adalah untuk memastikan bahwa arus kas yang masuk dan keluar sudah sesuai. Hal ini ditandai dengan kedua sisi saldo yang seimbang. Adapun format dari neraca saldo penyesuaian adalah:
| Aktiva | Saldo | Pasiva | Saldo |
| Aset Prive Biaya-biaya | Modal Kewajiban Penjualan/Pendapatan jasa |
Macam-Macam Bentuk Laporan Keuangan Utama
Anda telah menyimak teori tentang tahap-tahap pembentukkan laporan keuangan. Selanjutnya, Anda bisa mulai menyusun laporan keuangan utama. Pembahasan akan berfokus pada 3 jenis Laporan Keuangan yaitu “Laporan Laba Rugi (L/R)”, “Laporan Perubahan Modal”, dan “Neraca Keuangan”.
- Laporan Laba Rugi (L/R)
Laba rugi atau biasa disingkat L/R adalah laporan yang disajikan untuk mengetahui apakah perusahaan mendapatkan laba atau justru rugi. Secara garis besar, rumus tentang laporan laba rugi adalah sebagai berikut:
Perusahaan Jasa:
L/R = Pendapatan jasa – Biaya-biaya
Perusahaan barang:
L/R = Penjualan – Harga Pokok Penjualan (HPP) – Biaya-biaya
- Laporan Perubahan Modal
Laporan perubahan modal memperlihatkan perubahan dari nilai modal awal yang dimiliki perusahaan. Perubahan tersebut bisa bertambah apabila perusahaan mengalami laba. Sebaliknya, modal akan berkurang jika perusahaan rugi atau adanya prive.
- Neraca Keuangan
Neraca merupakan laporan keuangan yang menyajikan 3 unsur penting dari suatu bisnis yaitu aset, kewajiban, dan modal. Jika terdapat aset yang disusutkan, tampilkan di bagian pasiva sebagai akun “Akumulasi depresiasi”.
Nama-Nama Akun dan Posisinya saat berada di Saldo Normal
Setelah mengetahui garis besar dari format laporan keuangan, Anda harus menghafal setiap akun-akunnya agar tidak salah menempatkan. Masing-masing akun memiliki posisi tersendiri. Artinya, jika akun berpindah dari posisi normalnya, berarti terjadi pengurangan. Agar lebih jelas, perhatikan tabel di bawah ini:
| Nama Akun | Saldo Normal | Nama Akun | Saldo Normal |
| Kas Deposito Piutang Persediaan barang Persekot biaya Investasi jangka panjang Tanah Peralatan toko Kendaraan Akumulasi penyusutan aset Prive Harga pokok penjualan (HPP) Biaya-biaya | Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet Debet | Modal pemilik Utang Gaji Utang Bank Utang jangka pendek Utang jangka panjang Penjualan Pendapatan Jasa Akumulasi Depresiasi | Kredit Kredit Kredit Kredit Kredit Kredit Kredit Kredit |
Praktik Tata Cara Membuat Laporan Keuangan di Excel Lengkap dengan Formulanya
Tibalah saatnya pada pembahasan tentang tata cara membuat laporan keuangan di excel. Mengingat begitu banyak jenis usaha, maka kami hanya akan memberikan satu contoh sebagai gambaran yaitu perusahaan jasa di bidang perbengkelan. Perhatikan unsur-unsur dalam pembentukan laporan keuangan di bawah ini:
1. Transaksi
Tahap pertama untuk mempelajari cara membuat laporan keuangan di excel adalah menelusuri riwayat transaksi. Setiap nota atau catatan dalam satu bulan penuh harus dikumpulkan dan dianalisis.
Perhatikan contoh aktivitas perusahaan jasa di bawah ini!
Bapak Abdi mendirikan sebuah usaha yang bergerak di bidang jasa yaitu bengkel kendaraan. Bisnis tersebut didirikan sejak Januari 2021 dan diberi nama “Bengkel Abdi Jaya”.
Bangunan bengkel yang digunakan untuk menjalankan bisnisnya diperoleh dari hasil sewa dengan biaya sebesar Rp1.000.000 per bulan. Adapun sejumlah transaksi yang terjadi selama bulan Januari adalah sebagai berikut:
Tanggal 01 Januari:
*Bapak Abdi selaku pemilik usaha bengkel memberikan uang tunai sebagai modal awal sebesar Rp50.000.000.
*Bapak Abdi juga meminjam uang di bank senilai Rp20.000000.
*Per tanggal 1 tiap bulannya juga dilakukan pembayaran sewa tempat sebesar Rp1.000.000.
Tanggal 2 Januari:
*Dibeli secara tunai mesin bengkel yang digunakan untuk servis dengan harga Rp15.000.000 dan biaya pengirimannya sebesar Rp300.000.
*Bapak Abdi juga membeli peralatan berupa suku cadang senilai Rp25.000.000
Tanggal 3 Januari:
*Dibeli perlengkapan ATK untuk kebutuhan administrasi sebesar Rp200.000.
Tanggal 5 Januari:
*Bengkel mengeluarkan biaya sebesar Rp100.000 untuk promosi usahanya di radio lokal.
Tanggal 6 Januari:
*Bengkel mendapatkan pendapatan atas jasa servis mobil sebesar Rp5.000.000 yang dibayarkan secara tunai.
Tanggal 7 Januari:
*Bengkel menerima jasa perbaikan motor senilai Rp500.000, tapi baru dibayar separuhnya saja.
Tanggal 8 Januari:
*Diterima jasa servis dan penggantian suku cadang baru senilai Rp3.000.000.
Tanggal 10 Januari:
*Diterima jasa perbaikan mobil yang rusak dengan total Rp2.000.000.
Tanggal 13 Januari:
*Penerima jasa servis pada tanggal 7 Januari melunasi biaya perbaikan kendaraannya melalui transfer bank.
Tanggal 25 Januari:
*Dilakukan pembayaran gaji pada 2 karyawan masing-masing senilai Rp1.500.000.
Tanggal 29 Januari:
*Bapak Abdi memakai uang dari usaha bengkelnya sebesar Rp1.000.000 untuk kebutuhan pribadinya.
Tanggal 30 Januari:
*Dilakukan perhitungan depresiasi atau penyusutan mesin bengkel yang dibelinya seharga Rp15.000.000. Diketahui nilai residunya adalah Rp3.500.000 dengan umur ekonomis (UE) selama 20 tahun. Metode depresiasi yang digunakan adalah garis lurus.
*Diketahui total peralatan suku cadang yang telah terpakai adalah sebesar Rp2.000.000
Tanggal 31 Januari:
*Dibayarkan biaya listrik selama bulan Januari sebesar Rp700.000.
2. Jurnal Umum
Cara membuat laporan keuangan di excel masuk ke tahapan yang kedua yaitu pembuatan jurnal umum. Anda bisa menyusunnya sesuai dengan urutan tanggal transaksi.
Berikut ini adalah hasil penyusunan jurnal umum “Bengkel Abdi Jaya” pada aplikasi Microsoft Excel:
Keterangan:
Pada ilustrasi tersebut dijelaskan secara detail akun-akun dari tiap transaksi yang terjadi baik di posisi debet ataupun kredit.
Perlu Anda ketahui bahwa cara membuat laporan keuangan di excel yang baik adalah tabel harus informatif dan mudah dibaca. Anda bisa memanfaatkan menu “Format as table” pada tab home untuk mengatur warna tabel.
Hal yang ditekankan di sini adalah cara mencari nilai depresiasi dari aset yang berupa mesin bengkel. Adapun metode depesiasi yang digunakan adalah Straigh Line Method (SLN) atau garis lurus.
Diketahui:
Harga beli awal (Cost): Rp15.000.000
Umur Ekonomis (UE) atau kisaran usia pakai (Life): 20 tahun
Nilai residu atau nilai jual mesin setelah habis UE (Salvage): Rp3.500.000
Rumus SLN:
=SLN(Cost;Salvage;Life)
=SLN(I4;I5;I6) à Klik enter à Rp575.000
Artinya, mesin bengkel tersebut akan disusutkan atau didepresiasikan dengan nilai yang sama yaitu Rp575.000 setiap bulannya selama 20 tahun. Adapun nama akun yang dituliskan adalah:
*Debet: Biaya Depresiasi Mesin bengkel
*Kredit: Akumulasi Depresiasi Mesin bengkel
3. Buku Besar
Tahapan ketiga pada tata cara membuat laporan keuangan di excel adalah menyusun Buku Besar. Anda harus mengelompokkan setiap akunnya dalam tabel yang berbeda agar memperoleh nilai saldo akhir.
Berikut ini adalah hasil penyusunan Buku Besar “Bengkel Abdi Jaya” pada aplikasi Microsoft Excel:
Keterangan:
Buku besar tersebut menampilkan aktivitas dari setiap akun yang terdapat di jurnal umum. Tujuannya adalah mencari saldo akhir dari setiap akunnya.
Rumus dari nilai saldo akhir tergantung dari jenis akun tersebut apakah memiliki posisi saldo normal di bagian debet ataukah kredit.
Berikut hasil identifikasi posisi saldo normal di akun “Bengkel Abdi Jaya”:
Posisi Debet (D):
-Kas di tangan -Perlengkapn ATK -Biaya-biaya
-Kas di bank -Mesin bengkel -Prive
-Piutang usaha -Peralatan suku cadang
Posisi Kredit (K):
-Utang bank -Akumulasi depresiasi mesin bengkel
-Modal -Pendapatan jasa
Rumus saldo Akhir
*Saldo normal Debet: =Saldo Akhir sebelumnya + Saldo Debet – Saldo Kredit
*Saldo normal Kredit: =Saldo Akhir sebelumnya – Saldo Debet + Saldo Kredit
4. Neraca Saldo Penyesuaian
Cara membuat laporan keuangan di excel masuk ke tahapan keempat yaitu pembuatan neraca saldo penyesuaian. Pada bagian ini memang bersifat opsional, namun perannya sangat penting sebelum menyusun laporan keuangan utama.
Berikut ini adalah hasil penyusunan Neraca saldo penyesuaian “Bengkel Abdi Jaya” pada aplikasi Microsoft Excel:
(klik gambar untuk memperbesar)
Keterangan:
Pada tabel di atas terlihat 2 golongan saldo yaitu bagian aktiva dan pasiva. Neraca saldo tersebut memastikan bahwa uang yang masuk sudah sama dengan uang yang keluar.
Anda bisa menggunakan rumus SUM untuk mencari total nilai aktiva dan pasiva. Apabila keduanya menghasilkan nilai yang sama, sudah bisa dipastikan bahwa tahapan yang sudah ditempuh benar.
Penyusunan Laporan Keuangan Utama “Bengkel Abdi Jaya”
Tibalah saatnya pada penyusunan laporan keuangan utama yang terdiri dari 3 macam. Berikut ini adalah tampilan dari hasil akhir pembukuan dari “Bengkel Abdi Jaya” menggunakan aplikasi Microsoft Excel:
Keterangan:
Sejatinya, cara membuat laporan keuangan di excel untuk 3 kategori tersebut dapat ditempatkan dalam sheet yang berbeda. Terlebih lagi jika jumlah akun dan transaksi keuangannya cukup kompleks.
1. Laporan Laba Rugi (L/R)
Laporan L/R pada tabel di atas dihitung dengan cara akun pendapatan dikurangi akun biaya-biaya. Anda bisa menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahan total biaya yang dikeluarkan. Alhasil, perusahaan tersebut mendapatkan laba sebesar Rp2.825.000.
2. Laporan Perubahan Modal
Laporan ini menunjukkan adanya perubahan modal yang awalnya Rp50.000.000 menjadi Rp51.825.000. Nilai ini dihasilkan karena ada penambahan dari laba dan pengurangan dari prive.
3. Neraca Keuangan
Perlu dipahami bahwa laporan “Neraca keuangan” berbeda dengan laporan “Neraca saldo penyesuaian”. Neraca keuangan menjadi laporan akhir yang menunjukkan saldo aktiva dan pasiva setelah perubahan modal karena adanya laba, rugi, atau prive. Saldo neraca di atas menunjukkan angka seimbangan yaitu Rp72.400.000.
Informasi tentang cara membuat laporan keuangan di excel semoga mampu dipahami dengan baik. Dengan demikian, Anda tak perlu repot-repot lagi untuk membayar seorang akuntan atau membeli software akuntansi. Cukup hanya dengan excel, kondisi kesehatan keuangan bisnis Anda dapat dipantau dengan baik.
Editted: 21/06/2021 by IDNarmadi.