Arti dari General Affair dan Peran Pentingnya dalam Sebuah Perusahaan

Pada sebuah perusahaan, biasanya selalu ada jabatan General Affair. Lalu, apa arti dari General Affair itu?

Arti dari General Affair dalam suatu perusahaan sendiri sering disebut dengan Bagian Umum. General Affair (GA) ini jadi jabatan yang cukup penting karena memiliki tanggung jawab untuk mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional dalam  perusahaan.

GA berperan penting dalam memastikan bahwa setiap kegiatan yang diadakan perusahaan bisa terlaksana dengan baik. Dalam suatu perusahaan, General Affair, biasanya di bawah divisi umum atau kepala operasional.

Oke sekarang kita perjelas dulu apa arti dari general affair dan perannya dalam sebuah perusahaan.

Peran dan Arti dari General Affair

Apakah Anda pernah mendengar posisi jabatan General Affair (GA) pada suatu perusahaan? Apa sebenarnya arti dari General Affair dalam sebuah perusahaan?

Profesi ini salah satu posisi yang cukup tinggi dan penting, tidak jarang pelamar menargetkan posisi ini saat mencari kerja.

Dalam sebuah perusahaan, posisi General Affair akan berada di bawah divisi umum atau kepala operasional yang mengurus kegiatan operasional perusahaan.

Untuk perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana, GA biasanya digabung dengan HRD (Human Resource Development) atau ditempatkan pada divisi pembelian atau purchasing.

Posisi ini bisa mengurusi banyak hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan, kegiatan pembelian, dan lainnya.

Harapannya, General Affair dapat mendukung kinerja semua departemen dengan menyediakan berbagai keperluan yang dibutuhkan.

Saat melaksanakan tugasnya, General Affair akan bekerja sama dengan masing-masing perwakilan departemen untuk berkoordinasi dengan anggota departemen lain dan memastikan semua kebutuhan dari tiap departemen telah disampaikan dan disesuaikan dengan SOP (Standar Operasional Prosedur).

Tim GA akan memuat laporan proses penyediaan logistik yang berkaitan dengan seluruh kebutuhan kerja tiap departemen seperti alat tulis, alat kebersihan, dan lainnya.

Tidak hanya itu, General Affair juga menyediakan keperluan lain yang mendukung, seperti kendaraan, security, dan lainnya juga menjadi peran utama GA.

Sebelum memulai proses penyediaan logistik, tim GA dengan bantuan divisi keuangan harus membuat anggaran terlebih dahulu. Buat anggaran yang rinci mencakup semua kebutuhan dan perkiraan harga yang sesuai, nantinya anggaran akan diperiksa oleh dewan direksi dan departemen operasional untuk disetujui atau ditolak.

Saat logistik yang diperlukan sudah tiba, maka tim GA harus mengadakan quality control untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan datang dengan kualitas yang baik.

General Affair juga menjaga hubungan baik dengan tim vendor supaya perusahaan memiliki supplier yang bisa dipercaya.

Skill dan Kualifikasi General Affair

Setelah tau sedikit banyak tentang arti dari General Affair, selanjutnya kita bahas apa saja skill yang harus dikuasai untuk jadi seorang GA.

arti dari general affair
Arti dari General Affair dan skill yang harus dikuasai via unsplash.com

Banyaknya peran yang harus dijalan oleh seorang General Affair, maka mereka harus memiliki kemampuan yang diperlukan seperti cekatan dan disiplin. Tidak hanya itu, seorang GA harus menguasai beberapa skill berikut:

  1. Komunikatif.
  2. Jujur dan teliti.
  3. Pemahaman lisan.
  4. Kemampuan problem solving atau memecahkan masalah.
  5. Penalaran deduktif yang mumpuni.
  6. Bisa membentuk anggaran.
  7. Memiliki pengalaman dalam pengurusan pengadaan barang pada setiap departemen.
  8. Bisa dengan mudah beradaptasi.
  9. Memiliki standar pendidikan yang diperlukan.
  10. Memahami teknik negosiasi dan loby dengan baik.

Jika Anda ingin menjadi seorang General Affair ada beberapa syarat dan kualifikasi yang harus dipenuhi, seperti standar pendidikan yang harus dimiliki.

Jika sudah paham arti dari General Affair dan berminat mendaftar, berikut ini beberapa syarat dan kualifikasi GA yang umumnya harus pelamar penuhi:

  1. Pria atau Wanita dengan maksimal usia 35 tahun.
  2. Memiliki minimal pendidikan D3, untuk manajer umum Jurusan Manajemen S1.
  3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
  4. Cepat, tanggap, gesit, dan konsisten.
  5. Memiliki pengetahuan tentang K3 (Keselematan dan Kesehatan Kerja), 5R (Ringkas, Rajin, Rapi, Rawat, dan Resik), dan 5S (Metode penataan wilayah kerja ala Jepang).
  6. Akrab dengan sistem laporan.

Tugas dan Fungsi General Affair

Arti dari General Affair sudah dipahami? Sekarang apa sih tugas dan tanggung jawab seorang GA?

Ringkasnya, General Affair selalu berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, dari pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan aset, kegiatan pembelian, dan lain sebagainya. Lebih jelasnya, berikut ini beberapa tugas umum dari seorang General Affair:

1. Mengurus Pengadaan Barang

Seorang General Affair akan melakukan tugasnya seperti mengurus pengadaan barang yang memastikan bahwa barang dan aset perusahaan mana saja yang sudah harus diperbaharui.

Seperti barang yang sudah lama atau barang yang sudah mengalami kerusakan, atau barang yang mengalami penurunan kinerja.

Kegiatan pengadaan barang harus tim GA lakukan dengan tujuan yang jelas agar dapat menekan biaya pengeluaran aset perusahaan dengan efektif. GA harus memastikan semua aset perusahaan selalu terawat dengan baik untuk menjaga kenyamanan setiap karyawan.

2. Pembayaran dan Pembelian Rutin

Tugas lain seorang GA adalah melakukan pembayaran dan pembelian rutin untuk kegiatan operasional perusahaan, seperti alat tulis kantor, kertas, persediaan air minum, dan lainnya.

General Affair harus melakukan pembelian rutin perusahaan, seperti listrik, telfon, internet, air, dan sebagainya.

3. Mengontrol Pembayaran Tenaga Kerja Harian

General Affair bertugas untuk mengontrol pembayaran karyawan dan memiliki wewenang untuk menentukan besaran gaji yang harus diterima oleh tenaga kerja harian diluar karyawan.

Gaji tenaga kerja harian akan masuk ke dalam catatan pengeluaran operasional kantor setiap bulan yang harus GA catat dalam pembukuan perusahaan.

4. Pemeliharaan Aset Perusaaan

Jika memahami dengan baik arti dari General Affair, maka tugasnya juga menjadi hal yang harus diperhatikan, seperti pemeliharaan aset perusahaan. Pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan menjadi tanggung jawab GA,

Anda harus mengontrol dan melakukan pemeliharaan pada aset yang ada untuk menekan biaya pengeluaran perusahaan.

5. Membuat Laporan Anggaran

arti dari general affair
Arti dari General Affair dan tugasnya untuk menghitung anggaran via unsplash.com

Meski arti dari General Affair berkaitan dengan hal-hal umum di perusahaan, tapi juga tugasnya mengurusi keuangan.

Tidak hanya mengurusi masalah pembayaran, GA harus membuat laporan anggaran untuk memastikan bahwa barang yang diminta setiap departemen benar-benar dibutuhkan.

Penting untuk membuat anggaran, agar pengadaan barang sesuai dengan budget dan anggaran perusahaan tidak membengkak.

6. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Selain itu, General Affair juga bertugas mengenai urusan renovasi dan pembukaan kantor cabang. GA memiliki tugas membuat rincian dana yang dibutuhkan untuk keperluan renovasi dan pembukaan kantor cabang.

Selain itu, mempertimbangkan kelayakan sampai perkiraan biaya yang akan diajukan untuk melakukan kegiatan tersebut.

Saat menjalankan tugasnya, General Affair juga memiliki fungsinya untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan, mulai dari perawatan, pemeliharaan, membuat laporan berkala, menjalin hubungan baik dengan suplier, dan lainnya.

Berikut beberapa fungsi seorang General Affair dalam suatu perusahaan:

  • GA harus melakukan pemeliharaan dan perawatan terhadap semua fasilitas dan aset yang dimiliki perusahaan, melakukan penilaian kondisi fasilitas sebelum mengajukan anggaran. Sesuatu yang menjadi prioritas tim GA, maka harus memiliki dampak baik bagi operasional perusahaan.
  • Seorang GA harus membuat sebuah laporan berkala untuk keperluaan rapat anggaran, seperti beban biaya, laporan aset, dan sebagainya.
  • General Affair membantu urusan perizinan, seperti izin yang melibatkan pemerintah, wartawan, kepolisian, dan lainnya.
  • Harus membina hubungan yang baik dengan para suplier atau yang melakukan kerja sama dengan perusahaan. Kalau GA bagian dari HRD maka ikut bertanggung jawab dalam membuat kontrak kerja, melakukan pembayaran, sampai melakukan komplain dengan mewakili nama perusahaan.

Memiliki hubungan baik secara tidak langsung memiliki dampak yang cukup besar terhadap kinerja dan produktivitas karyawan dan perusahaan. Berdampak positif pada citra perusahaan di hadapan klien dan akan memengaruhi profit yang diterima perusahaan.

  • Menciptakan SOP dan Menyelenggarakan Survey Kepuasan

Fungsi dari GA lainnya adalah membuat, mengembangkan, dan mengimplementasikan bagaimana sistem kerja, prosedur pengadaan dan perawatan pada fasilitas yang ada. GA juga berfungsi mengadakan survei kepuasan pelayanan ke seluruh unit kerja atau karyawan.

Baca juga: Cara Melamar Kerja di Linkedin Agar Dilirik HRD

Gaji dan Jenjang Karir General Affair

Jika Anda memilih untuk mulai berkarir menjadi seorang General Affair, Anda akan memiliki jenjang karir yang cukup jelas. Setiap jabatan yang ditempati memiliki besaran penghasilan yang berbeda-beda.

Terlepas arti dari General Affair yang selalu berhubungan dengan operasional, ternyata ada jenjang karirnya lho. Berikut jenjang karir yang bisa Anda capai dengan menjadi General Affair:

  • Staf General Affair, ini merupakan jenjang karir paling awal untuk Anda yang memilih posisi General Affair. Pekerjaan yang dibebankan hanya mengerjakan satu unit tugas dengan target yang lebih sedikit.
  • Supervisor General Affair, jika Anda menempati jabatan ini maka unit tugasnya akan lebih banyak daripada staf.
  • Manager General Affair, saat sudah mencapai jabatan ini tugas Anda membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan dari staf General Affair.
  • Head General Affair, ini merupakan jabatan yang bisa Anda capai dengan tugas mengkoordinasikan pekerjaan dan membuat laporan dengan para pimpinan maupun dengan departemen lain.

Secara umum, gaji seorang General Affair berada di rentang 3 jutaan sampai 5 jutaan, urusan gaji ditentukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Gaji yang diterima GA akan dipengaruhi oleh UMR atau upah minimal dari suatu wilayah dan tarif hidup di wilayah tersebut.

Jadi, pekerjaan yang menjadi fokus utama General Affair adalah menyediakan semua keperluan operasional perusahaan. Walaupun kelihatanya remeh, tapi tanpa GA, produktivitas seluruh departemen akan terhambat dan pasti kualitas kinerja perusahaan tidak akan sempurna.

Demikian ulasan singkat mengenai arti dari General Affair beserta tugas dan fungsinya bagi perusahaan yang perlu Anda tahu. Jadi, sebelum Anda terjun, pahami dulu arti dari General Affair. Kemudian ada baiknya mempertimbangkan terlebih dahulu dengan matang karena tanggung jawab menjadi pekerja profesional dengan jabatan GA berkaitan erat dengan operasional perusahaan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *