Sebagai media komunikasi antar dua pihak untuk keperluan resmi maupun tidak, maka surat menjadi media yang penting, sehingga anda tentunya harus mengetahui cara menulis alamat surat agar tidak salah.
Penulisan alamat surat yang tepat dapat menjadikan surat dapat sampai dengan baik kepada pihak yang dituju.
Saat ini memang banyak pihak yang telah menggunakan email sebagai pengganti surat yang tentunya lebih mudah dan praktis.
Namun demikian, masih banyak perusahaan yang menggunakan media tersebut untuk menyeleksi kandidat tenaga kerja sampai dengan ketika melamar pekerjaan.
Tentunya, pastikan anda menuliskan alamat surat lamaran kerja yang anda susun secara benar dan tepat.
Apakah Menulis Alamat Surat itu Penting?
Selain agar tidak salah alamat, menuliskan alamat surat yang tepat sesuai kaidah pada dokumen juga sangat penting.
Surat resmi yang professional tentunya harus sesuai dengan aturan yang berlaku dan terbebas dari typo.
Adapun terkait dengan dokumen yang tidak resmi, seperti halnya surat pribadi, maka umumnya cara menulis alamat di halaman depan amplop.
Untuk formatnya tentunya lebih fleksibel dan di dalam surat hanya perlu dituliskan dengan kata di tempat.
Namun, tetap saja sebaiknya anda dapat menuliskan alamat surat pribadi sesuai dengan kaidah penulisan alamat surat yang tepat.
Hal ini agar kurir bisa membaca alamat tersebut dengan baik dan benar, selain itu juga supaya tidak salah tujuan.
Sebelum anda mempelajari cara menulis alamat pada surat yang benar, maka tentunya anda dapat mengetahui jenis-jenis surat terlebih dahulu.
Nah, berikut ini jenis-jenis surat yang dapat anda ketahui yang terbagi berdasarkan peruntukkannya, yakni:
- Surat pribadi yang merupakan berkaitan dengan kepentingan pribadi sehingga tidak membutuhkan patokan atau ketentuan pada aturan penulisan surat baku
- Surat dinas yakni dibuat dan dikeluarkan oleh lembaga maupun instansi pemerintah untuk keperluan secara dinas
- Surat niaga merupakan surat yang dibuat secara perorangan maupun perusahaan dengan tujuan perdagangan maupun bisnis seperti surat serah terima barang
- Surat resmi yakni digunakan untuk keperluan secara resmi yang umumnya dibuat oleh perseorangan, lembaga, organisasi, maupun instansi. Contohnya yakni surat penawaran kerjasama
Cara Menulis Alamat pada Surat yang Tepat
Nah, berikut ini aturan cara menulis alamat surat yang tepat sesuai dengan kaidah, yakni sebagai berikut:
1. Yth tidak perlu diikuti dengan kata kepada
Untuk cara menulis alamat yang pertama yakni penulisan kata “yang terhormat” atau “Yth” tidak perlu diikuti dengan kata kepada.
Hal ini dikarenakan kata kepada merupakan kata penghubung, sehingga sebaiknya dihapuskan dari alamat surat.
Selain itu, apabila surat tersebut ditujukan kepada perseorangan, kata Yth tidak perlu diikuti dengan kata Bapak/Ibu, sebaiknya langsng pada jabatan maupun namanya. Contohnya:
- Yth. Direktur HRD PT. Indah Permata Jaya
- Jalan Pancasila 47
- Kota Malang
2. Huruf capital hanya untuk singkatan
Kata yang terdapat dalam alamat surat tidak diperkenankan untuk menggunakan huruf capital.
Dalam hal ini, huruf capital hanya untuk awalan kata dan juga singkatan saja. Singkatan tersebut seperti singkatan RT (rukun tetangga) dan sebagainya. Contoh:
- Yth. Pratiwi Maesa, M.Sc.
- Universitas Hayam Wuruk
- Jalan Raya Hayam Wuruk Nomor 17
- RT 004 RW 006, Desa Saptosari, Kecamatan Saptosari Kabupaten Kutaraja
3. Kode pos
Cara menulis alamat yang selanjutnya pda surat resmi sebaiknya yakni diikuti dengan adanya kode pos.
Hal tersebut dikarenakan setiap desa maupun kelurahan dapat jadi berbeda, walaupun letaknya berdekatan.
Hal tersebut bertujuan untuk membantu kurir dan juga tim ekspedisi untuk menyortir surat sesuai dengan alamat surat yang dituju.
Seperti halnya, Desa Guwosari dan Desa Ringinharjo yakni dua desa yang berdekatan, namun mempunyai kode pos yang barbed yakni 55751 dan 55712.
Dengan begitu, pengiriman surat yang ditujukan pada dua daerah tersebut tidak akan tertukar. Untuk contoh cara menulis alamat yang sesuai yakni:
- Yth. Miftahul Basri
- Jalan Babadan Nomor 36
- Dusun Dukuh, Kelurahan Guwosari, Kapanewon Pajangan
- Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
- 55751
4. Penulisan gelar dan sapaan
Untuk cara menulis alamat pada surat yang tepat berikutnya yakni dengan tidak menuliskan gelar dan sapaan secara bersamaan.
Maka dari itu, sebaiknya anda menuliskan gelar saja maupun sapaan saja untuk menghormati penerima surat tersebut.
Umumnya, gelar yang dituliskan yakni gelar pendidikan penerima surat terkait. Contohnya sebagai berikut:
- Yth. Bapak Luthfi Hakim al Anshori
- Jalan Ki Mangunsarkoro Nomor 15
- Kota Tulungagung
- Jawa Timur
5. Tanda baca
Pada umumnya, alamat surat hanya menggunakan titik dan juga koma sebagaimana tanda baca.
Titik digunakan pada akhiran maupun di tengah singkatan, seperti K.H, Yth, M.Sc, dan lain sebagainya.
Namun, menurut beberapa sumber bahwa apabila surat tersebut ditujukan untuk perusahaan, maka status badan hukum perusahaan tersebut tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Adapun untuk tanda koma, umumnya digunakan untuk memisahkan dua gelar yang berbeda yang keduanya dituliskan pada bagian akhir nama. Contoh untuk cara menulis alamat yang tepat, yakni:
- Yth. K.H Luthfi Hakim al Anshori M.Sc., Ph.D.
- Jalan Ki Mangunsarkoro Nomor 15
- Kota Tulungagung
- Jawa Timur
6. Jalan sebaiknya tidak disingkat
Salah satu kesalahan yang banyak dilakukan di Indonesia yakni penulisan jalan yang disingkat dengan Jln maupun Jl.
Agar kurir tidak salah dalam membaca alamat tersebut, sebaiknya tulisan jalan tidaklah disingkat. Contohnya:
- Yth. Permata Dewi S.E.
- Jalan Menoreh Nomor 24
- Desa Ambalresmi, Kecamatan Ambal, Kabupaten Kebumen
- Jawa Tengah
Cara Menulis Alamat Bahasa Inggris untuk Tujuan Internasional
Apabila posisi anda saat ini berada di Indonesia maupun sedang di negara lain dan ingin mengirimkan surat, dokumen, maupun paket lintas negara, maka anda bisa mencoba cara menulis alamat sebagai berikut:
- Tuliskan nama penerima pada bagian barisan pertama
- Pada barisan kedua, tuliskan nomor gedung dan nama jalan. Jika menungkinkan anda bisa meuliskan nama rumah. Selanjutnya tuliskan nomor gedung dan nama jalan pada barisan berikutnya
- Untuk baris berikutnya tuliskan nama kota
- Baris berikutnya anda harus menuliskan nama daerah maupun country yang disingkat menjadi Co
- Kemudian, tuliskan kode pos
- Untuk baris terakhir yakni tuliskan nama negara
Berikut contoh cara menulis alamat untuk tujuan Internasional, yakni sebagai berikut:
- Jason Hernandez
- Notting Estate
- 543 Notting Lane
- Nottingham
- NG1 1AJ
- England
Ketentuan Cara Menulis Alamat dalam Bahasa Inggris
Terdapat beberapa ketentuan yang dapat anda perhatikan pada saat anda ingin menulis alamat dengan menggunakan bahasa Inggris, yakni:
- Yang pertama yakni sebisa mungkin hindari singkatan dalam penulisan alamat agar terhindar dari kesalahan informasi
- Nama perusahaan, brand, lembaga, dan juga tempat dalam bahasa Inggris tidak perlu ditulis menggunakan huruf miring
- Menggunakan huruf capital untuk huruf pertama pada setiap kata yang signifikan dalam alamat, misalnya nama jalan, nama kota, serta negara
- Tanda kota dapat digunakan untuk memisahkan informasi alamat yang berbeda
Nah, demikian cara menulis alamat surat yang sesuai sehingga dapat mengurangi adanya kesalahan dalam pengiriman. Semoga bermanfaat bagi anda ya.
