Contoh surat serah terima barang di bawah ini bisa menjadi referensi apabila Anda hendak membuat sebuah berita acara pengadaan barang.
Surat serah terima ini akan menjadi bukti bahwa telah terjadi penyerahan atau perpindahan barang atau inventaris lainnya.
Dokumen serah terima barang ini dapat terjadi di suatu perusahaan, pemerintahan, ataupun sebuah instansi, seperti sekolah dan yayasan.
Artikel kali ini akan menampilkan 3 macam contoh surat serah terima barang baik yang sifatnya formal ataupun nonformal.
Pengertian Surat Serah Terima Barang Dan Fungsinya
Sebelum melihat secara detail contoh surat serah terima barang, Anda tentunya harus memahami lebih dahulu pengertian dan fungsinya.
Pengertian Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang adalah sebuah dokumen berupa surat atau berita acara yang berisi tentang penyerahan atau serah terima barang.
Dalam surat tersebut akan dicantumkan barang atau inventaris apa yang akan diserahkan kepada pihak lain. Bila perlu, surat akan menyertakan maksud dan tujuannya.
Fungsi Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang menjadi salah satu dokumen yang sangat penting dalam suatu perusahaan sehingga wajib ada.
Dokumen ini nantinya akan menjadi tanda bukti oleh beberapa pihak bahwa telah terjadi alur keluar masuk barang.
Apa saja fungsi utama dari surat serah terima barang? Berikut ini adalah 3 fungsi penting yang harus Anda ketahui:
1. Pencatatan aset pada laporan keuangan
Barang yang diserahterimakan di sini dapat berupa alat elektronik, ATK, kendaraan, dan lain sebagainya.
Nantinya, barang-barang tersebut tergolong dalam aset atau inventaris yang perlu untuk dilakukan pencatatan.
Dalam laporan keuangan, barang yang masuk akan dicatat sebagai aset sehingga akan mempengaruhi jumlah aktiva atau kekayaan.
2. Rekonsiliasi laporan keuangan
Rekonsiliasi merupakan pencocokan antara laporan keuangan dengan fakta di lapangan. Dengan adanya dokumen serah terima barang, maka aset tersebut tidak akan luput dalam pencatatan.
3. Menghindari fraud atau kecurangan
Fraud atau kecurangan seringkali terjadi baik di perusahaan BUMN ataupun swasta. Kasus fraud ini mungkin saja terjadi apabila ada celah atau kekurangan pada sistem pengendalian.
Apabila tidak ada dokumen berita acara serah terima barang, bisa jadi pihak yang menerima barang tersebut tidak mengakuinya.
Baca juga: Contoh Surat Jalan Barang dalam Dunia Distribusi Produk
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusunan Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang memiliki unsur-unsur yang wajib ada guna memperjelas maksud dan tujuannya.
Bentuk dari berita acara pengadaan barang ini dapat bersifat formal ataupun nonformal tergantung dari ruang lingkupnya.
Unsur-unsur penyusun surat yang akan dibahas ini dapat Anda cocokkan dengan beberapa contoh surat serah terima barang di akhir artikel.
Langsung saja, inilah komponen penyusun surat serah terima pengadaan barang:
1. Gunakan kop surat dan judul surat
Kop surat harus disertakan apabila surat pengadaan barang tersebut bersifat formal atau resmi. Sebaliknya, cukup gunakan judul surat saja apabila sifat surat tersebut non formal.
2. Sampaikan latar belakang penyerahan barang dan pihak yang terlibat
Isi surat tersebut harus diawali dengan latar belakang waktu tentang kapan barang tersebut diserahkan kepada pihak lain.
Sampaikan secara detail barang yang diserahkan, bila perlu sertakan nilai dari aset tersebut.
Selanjutnya, tulis dengan jelas kepada siapa barang tersebut diserahkan dan sampaikan maksud dan tujuannya.
Baik surat tersebut bersifat formal ataupun non formal, penggunaan bahasa yang digunakan wajib sesuai EYD.
3. Sertakan nama dan tanda tangan yang bersangkutan
Sebagai penutup, sertakan identitas dari kedua belah pihak yaitu pengirim dan penerima barang tersebut.
Cantumkan nama dan tanda tanga resmi untuk kebutuhan verifikasi tentang pihak-pihak yang bersangkutan.
4. Tempelkan materai bila perlu
Materi yang tertempel pada surat serah terima barang memiliki kekuatan hukum sehingga surat tersebut bisa dipertanggungjawabkan.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran Harga, Barang, dan Kerjasama untuk Bisnis
Contoh Surat Serah Terima Barang di Lembaga Formal dan Non Formal
Bagaimana bentuk real dari dokumen yang berisi berita acara pengadaan barang? Mari simak dengan seksama contoh-contoh surat serah terima barang di bawah ini.
Contoh Surat Serah Terima Barang di Pemerintahan
Surat yang dibuat di ranah pemerintahan atau BUMN sifatnya resmi sehingga formatnya lebih lengkap dan disertai dengan materai.
Perhatikan contoh di bawah ini!
KEMENTERIAN PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KABUPATEN PEKALONGAN
Jl. ………….. Telp. ……. Fax. ……..Email: ……….
Berita Acara Serah Terima Barang Milik Negara (BAST-BMN)
No: ……………..
Pada hari ini, …. tanggal …. bulan ….. tahun ….. , kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : …………………
NIP : …………………
Pangkat/Gol : ………………..
Jabatan : ……………….
Seksi : …………………
Alamat : ………………..
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama : ………………
NIP : ………………
Jabatan : ……………
Alamat : ………………
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Dengan ini menyatakan bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan kepada PIHAK KEDUA berupa:
| No | Jenis Barang | Jumlah | Merk Barang | Keterangan |
| 1 | Laptop | 1 | .………… | Barang Milik Negara |
| 2 | Printer | 1 | …………. | Barang Milik Negara |
| 3 | Proyektor LCD | 1 | …………. | Barang Milik Negara |
Untuk diserahkan kepada seksi …… di kantor Kementerian Perdagangan Kabupaten Pekalongan.
Demikian Berita Acara Serah Terima Barang Milik Negara ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
…… (TTD) .….. …… (TTD) .…..
Ket. Nama dan NIP Ket. Nama dan NIP
Mengetahui:
Kepala Sub. Bagian Tata Usaha
…………..(TTD)……….
Ket. Nama dan NIP
Contoh Surat Serah Terima Barang di Toko
Contoh surat serah terima barang di toko umumnya bersifat non formal sehingga bentuknya jauh lebih sederhana.
Perhatikan contoh di bawah ini!
PT. ELEKTRIK SEJAHTERA CB. PONTIANAK
Jl. ………… Telp: …………. Email: ……….
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Dengan hormat, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : …….
Jabatan : …….
Alamat : …….
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA
Nama : ……..
Jabatan : ……..
Alamat : ……..
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA
Pada hari … tanggal … bulan … tahun … ,Pihak Pertama menyerahkan sejumlah barang kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua telah menerima barang-barang tersebut dalam kondisi baik dengan jumlah yang sesuai.
Berikut ini adalah daftar barang yang diterima oleh Pihak Kedua:
10 Unit Kipas Angin Panasonic
1 unit Mesin Fotocopy Canon
5 Unit TV LED Samsung
Demikian BERITA ACARA ini kami buat dan disetujui kedua belah pihak. Sejak penandatanganan surat ini, maka barang-barang tersebut sudah menjadi tanggun jawab Pihak Kedua.
Mengetahui:
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
………………….. ……………….
Nama dan TTD Nama dan TTD
Contoh Surat Serah Terima Barang di Internal Perusahaan
Contoh surat serah terima barang di ranah internal perusahaan sifatnya semi formal. Biasanya berhubungan dengan pengadaan barang alat tulis kantor (ATK).
Perhatikan contoh berikut ini!
KANTOR AKUNTAN & PPAT SOETOMO S.Ak
Jl. ………. Telp: ………. Email: ……..
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
PENGADAAN BARANG ALAT TULIS KANTOR BAHAN HABIS PAKAI
Pada hari … tanggal … bulan …. tahun… , saya yang bertanda tangan di bawah ini akan melaksanakan serah terima barang habis pakai.
Dengan rincian sebagai berikut:
2 Lusin Pena
3 Lusin Buku Agenda
1 Boks Brosur
Demikian surat serah terima barang yang saya sebutkan di atas dan silahkan pergunakan dengan sebaik-baiknya.
Mengetahui:
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
…………………. ………………..
Nama dan TTD Nama dan TTD
Demikianlah sedikit gambaran tentang contoh-contoh surat serah terima barang baik yang bersifat formal ataupun nonformal.
Referensi di atas bisa menjadi patokan bagi Anda yang hendak membuat berita acara pengadaan barang kepada pihak lain.
