Proposal kegiatan merupakan beberapa rencana tertentu yang dituliskan dalam sebuah rancangan kerja. Umumnya proposal kegiatan tersebut dibuat sebelum acara dilaksanakan yang bertujuan untuk memperoleh sponsor dan izin pelaksanaan.
Agar proposal yang dibuat bagus dan berkualitas maka perlu mengikuti struktur atau kaidah yang telah ditetapkan.
Berbicara tentang proposal untuk kegiatan ada banyak sekali jenisnya. Seperti proposal kegiatan disekolah, bakti sosial, webinar dan masih banyak lagi. Biasanya proposal dibuat oleh pihak penyelenggara event atau kegiatan untuk mengajukan maksud dan tujuannya.
Nantinya proposal yang sudah jadi akan diserahkan kepada pihak penanggung jawab yang berperan besar dalam jalannya kegiatan.
Beberapa penanggung jawab yang dimaksud seperti kepala sekolah, rektor kampus, kepala perusahaan dan lain sebagainya. Nah, berikut akan dijelaskan lebih lanjut tentang proposal untuk kegiatan tertentu.
Mengenal Lebih Jauh Tentang Proposal Kegiatan
Meski terdengar simpel ternyata membuat proposal bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan apalagi jika Anda belum pernah membuatnya.
Ada hal-hal yang perlu dicantumkan secara detail agar proposal tersebut dapat menarik perhatian pembaca atau pihak penerima. Berikut akan disajikan ulasan singkat tentang pengertian, fungsi dan ciri dari proposal yang bagus.
Pengertian Proposal Kegiatan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, proposal kegiatan merupakan sebuah rencana atau rancangan untuk membuat kegiatan atau event tertentu.
Proposal yang baik harus ditulis secara sistematis, terperinci, dan juga jelas. Mengapa demikian? Agar pihak penanggung jawab atau pihak yang dituju dapat memahami maksud dan tujuan yang disampai dalam proposal.
Pihak penanggung jawab atau yang dituju di sini bisa perorangan atau pun perusahaan yang dinaungi oleh sebuah kelompok. Umumnya fungsi dari penulisan proposal kegiatan tersebut yaitu untuk mendapatkan perijinan atau persetujuan oleh pihak yang bersangkutan dalam acara.
Biasanya penulisan proposal ini sering digunakan dalam permohonan bantuan dana atau sponsor yang nantinya berujuang pada sebuah kerja sama.
Oleh karena itu, dalam penulisan proposal yang bagus perlu menulisakan dengan jelas maksud dan tujuan yang diinginkan. Hal tersebut dilakukan agar pihak penanggung jawab dan sponsor tertarik untuk bekerja sama dalam kegiatan yang diselenggarakan.
Ciri Proposal Kegiatan
Setelah mengetahui tentang pengertian dan juga fungsi dari proposal kegiatan, maka selanjutnya Anda perlu tahu tentang ciri-ciri dari prososal itu sendiri. Secara umum terdapat beberapa ciri dalam penulisan proposal kegiatan. Diantaranya yaitu:
- Dalam penulisan proposal biasanya terdiri dari latar belakang kegiatan, maksud dan tujuan dari kegiatan yang akan diselenggarakan.
- Agar bisa menarik pihak bersangkutan penulisan proposal harus terperinci, sistematis, dan juga jelas terkait event atau kegiatan.
- Proposal yang sudah jadi nantinya akan diserahkan secara langaung kepada pihak penanggung jawab atau pihak sponsor yang ingin dituju.
- Dalam penulisan proposal kegiatan yang baik wajib mencantumkan pihak perorangan atau kelompok yang mengajukan adanya penyelanggara kegiatan.
- Proposal sebaik diajukan jauh-jauh hari atau minimal satu bulan sebelum kegiatan dilakukan. Tujuannya agar pihak sponsor atau penanggung jawab memiliki waktu lama mempertimbangkan proposal yang diajukan tersebut.
- Tujuan dari penulisan proposal tersebut yaitu sebagai pemberitahuan awal untuk kegiatan atau event yang akan diselenggarakan.
- Proposal kegiatan yang baik memiliki sifat persuasif dimana bertujuan meyakinkan pihak penanggung jawab atau pihak sponsor untuk berpartisipasi dalam event yang diselenggarakan.
- Biasanya penulisan proposal memiliki sifat bisnis yang mana memiliki tujuan dalam menjalin kerjasama
Berikut Struktur Proposal Kegiatan yang Tepat
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, dalam penulisan proposal kegiatan terdapat beberapa struktur yang harus dicantumkan.
Nah, bagi Anda yang akan membuat proposal seperti proposal kegiatan bakti sosial, webinar, dakwah dan lain sebagainya berikut struktur yang wajib dicantumkan. Diantaranya yaitu:
Sampul Proposal
Struktur pertama yang wajib ada dalam sebuah proposal yaitu sampul. Umunya bagian sampul ini berisikan naman atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. Selain itu, terdapat logo pihak penyelenggara dan juga nama pihak yang menyelenggarakan event atau kegiatan tersebut.
Dalam penulisan bagian sampul ini perlu dilakukan secara sistematis dan jelas agar tidak membingungkan pihak sponspor atau penanggung jawab.
Pendahulan
Bagian selanjutnya yang wajib dicantumkan dalam membuat proposal kegiatan 17 Agustus, webinar, bakti sosial dan lain sebagainya adalah pendahuluan.
Perlu diketahui, dalam pembuatan pendahuluan ini terbagi menjadi dua bagian yakni latar belakang proposal dan juga tujuan pelaksanaan kegiatan. Lantas, apa saja isi dari kedua bagian tersebut? Berikut ulasan lebih lengkapnya:
- Latar Belakang Kegiatan
Dalam bagian latar belakang ini berisi tentang alasan atau hal-hal apa saja yang melatarbelakangi adanya penyelenggaraan kegiatan atau event.
Dalam penulisan latar belakang ini pun tidak boleh dilakukan secara sebarangan atau asal-asalan. Anda perlu membuat latar belakang yang berisi penjelasan secara umum terlebih dahulu lalu merucut ke penjelasan yang lebih khusus.
- Tujuan Kegiatan
Bagian kedua dari pendahuluan yang tidak kalah penting yaitu tujuan kegiatan. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa dalam penulisan latar belakang berisi tentang tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan yang akan dilakukan.
Tujuan proposal kegiatan tersebut berkaitan dengan keinginan yang diharapkan oleh pihak penyelenggara. Sama halnya dengan penulisan latar belakang, penjelasan terkait tujuan kegiatan ini harus dituliskan secara sistematis dan juga jelas.
Isi Proposal
Beranjak ke bagian selanjutnya setelah sampul dan pendahuluan yaitu isi proposal. Secara umum dalam bagian isi proposal ini terdapat delapan bagian yang perlu dicantumkan. Diantaranya yaitu:
- Tema Kegiatan
Karena proposal yang dibuat ini merupakan proposal kegiatan maka bagian yang penting yang perlu dicantumkan yaitu tema kegiatan yang diangkat. Dengan mencantumkan tema kegiatan pihak penanggung jawab atau sponsor bisa langsung mengetahui jenis kegiatan yang diusung.
- Macam-Macam Kegiatan
Isi proposal kegiatan webinar, bakti sosial, dakwah dan lain sebagainya yang juga wajib dicantumkan yaitu jenis kegiatan yang akan dilakukan. Misalnya kegiatan yang ingin diselenggarakan dalam acara tersebut seperti sesi tanya jawab, games dan masih banyak lagi.
- Peserta
Tidak kalah penting, bagian selanjutnya yang juga wajib masuk dalam bagian isi proposal kegiatan yaitu nama-nama peserta. Nama peserta yang dimaksud yaitu nama-nama yang mengikuti event atau kegiatan yang akan diselenggarakan.
- Peralatan yang Dibutuhkan
Selanjutnya isi proposal kegiatan yang tidak boleh dilewatkan yaitu rincian terkait perlatan yang digunakan selama acara.
Biasanya peralatan yang dimaksud tersebut digunakan untuk mendukung sekaligus memeriahkan jalannya kegiatan atau event yang akan digaler. Beberapa peralatan yang dimaksud seperti sound system, banner, panggung dan lain sebagainya.
- Waktu dan Tempat Kegiatan
Waktu dan tempat kegiatan menjadi salah satu bagian yang harus dicantumkan dalam proposal baik proposal kegiatan dakwah, webinar, bakti sosial dan lain sebagainya.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, umumnya dalam penyerahan proposal harus minimal sebulan sebelum kegiatan atau event diselenggarakan.
Hal tersebut dilakukan untuk menghindari bersamaan dengan acara lain yang mungkin juga akan diselenggarakan. Oleh karena itu, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pastikan untuk menyerahkan proposal kegiatan ke pihak yang bersangkutan jauh-jauh hari.
- Susunan Acara Kegiatan dan Kepanitiaan
Perlu diketahui susunan acara kegiataan dan juga kepanitiaan perlu untuk dicantumkan dalam proposal. Susuan acara kegiatan di sini biasanya meliputi waktu, jenis acara, pengisi acara, tempat acara digelar dan lain sebagainya.
Sedangkan untuk susunan kepanitiaan berisi tentang siapa saja pihak yang berkaitan dalam acara atau kegiatan yang dilakukan. Sebaiknya dalam penulisan susunan panitia ini dilengkapi dengan jabatang yang dipegang oleh masing-masing orang.
- Anggaran
Bagian isi selanjutnya yang tidak kalah penting yaitu rincian anggaran. Dalam penulisan anggaran ini sebaiknya untuk ditulis secara detail dan rinci berapa besaran dana yang dibutuhkan beserta keperluannya.
Dengan memberikan catatan yang detail dan rinci tentu pihak donatur atau sponsor lebih jelas saat membaca proposal dan memperhitungkan besarnya dana yang harus dikeluarkan.
Penutup Proposal
Setelah menulis seluruh bagian isi dari proposal maka struktur selanjutnya yang harus dicantumkan yaitu membuat bagian penutup.
Dalam bagian penutup proposal ini Anda wajib menuliskan keinginan dan harapan agar diberikan dukungan ataupun bantuan berupa dana dalam penyelenggaraan kegiatan. Pastikan untuk membuat penutup sebaik mungkin dan gunakan bahasa se sopan mungkin.
Contoh Proposal Kegiatan yang Baik dan Benar
Sekadar mengetahui struktur proposal kegiatan memang tidaklah cukup. Sebelum membuat proposal yang sebenarnya Anda perlu menyimak terlebih dahulu contoh proposal kegiatan yang baik dan benar berikut ini.
Contoh Proposal Peringatan Ulang Tahun Sekolah SMK Negeri 2 Blitar
Pendahuluan
Latar Belakang
Dua puluh satu tahun usai SMK Negeri 2 Blitar dalam memberikan pengabdiannya di bidang pendidikan. Tentu saja bukan rentan usia yang pendek bagi suatu lembaga pendidikan untuk menghadirkan alumni yang cerdas, tangguh dan bijaksana bagi masyarakat.
Adanya peringatan ulang tahun sekolah setiap tahunnya merupakan bentuk konstribusi nyata bagi warga masyarakat sekitar yang mana diharapkan mampu menumbuhkan semangat sosial dan gotong royong bagi siswa.
Tujuan Kegiatan
Tujuan diadakannya peringatan ulang tahun sekolah ini yaitu dapat memupuk semangat kerja sama di dalam lingkungan SMK Negeri 2 Blitar. Selain itu, dapat menjalin semangat bersama dengan warga masyarakat di sekitar lingan SMK Negeri 2 Blitar.
- Isi Proposal
- Tema
Kegiatan peringatan ulang tahun SMK Negeri 2 Blitar tahun ini akan mengangkat tema “Gotong Royong dan Semangat dalam Menjaga Kesehatan Bersama.”
- Macam Kegiatan
Kegiatan yang dilakukan nantinya yaitu memberishkan lingkungan di dalam dan sekitar sekolah. Selain itu, akan dilakukan kegiatan gerak jalan sehat di sekitar lingkungan sekolah.
- Peserta
Peserta yang mengikuti kegiatan peringatan HUT SMK Negeri 2 Blitar ini yaitu seluruh siswa.
- Peralatan yang Dibutuhkan
Peralatan yang dibutuhkan selama perayaan HUT SMK Negeri 2 Blitar yaitu peralatan kebersihan dan seragam olahraga.
- Waktu dan Tempat Kegiatan
Kegiatan Membersihkan Lingkungan Sekolah
- Tanggal: Sabtu, 17 Oktober 2020
- Waktu: Pukul 08:00 WIB – 10:00 WIB
- Tempat: SMK Negeri 2 Blitar
Kegiatan Membersihkan Lingkungan Sekitar Sekolah
- Tanggal: Sabtu, 24 Oktober 2020
- Waktu: Pukul 08:00 WIB – 10:00 WIB
- Tempat: Lingkungan Sekitar SMK Negeri 2 Blitar
Gerak Jalan Sehat
- Tanggal: Sabtu, 31 Oktober 2020
- Waktu: Pukul 08:00 WIB – 10:00 WIB
- Tempat: Sekitar SMK Negeri 2 Blitar
- Susunan Acara
- Sabtu, 17 Oktober 2020: Membersihkan lingkungan SMK Negeri 2 Blitar, Kordinator: Ella
- Sabtu, 24 Oktober 2020: Memberishkan fasilitas umum di lingkungan sekitar SMK Negeri 2 Blitar, Kordinator: Hendik
- Sabtu, 31 Oktober 2020: Gerak jalan sehat 5K berawal dan berakhir di SMK Negeri 2 Blitar, Kordinator: Mila dan Haris
- Susunan Kepanitiaan
- Pelindung: Drs. Moh Ali M.Pd (Kepala Sekolah)
- Pengarah: Kartini S.Pd
- Penanggung Jawab: Muhammad Syamsul Amin (Ketua OSIS)
- Ketua Panitia: M. Nur Azis
- Sekretaris: Hanum Rida Almira
- Bendahara: Junari Aditya
- Seksi Acara: Fajar Alfian
- Seksi Dana Usaha: Iftitah Hikmawati
- Seksi Humas: Heny Harmiyati
- Seksi Keamana: Luki Septiadji
- Seksi Dokumentasi: Faiz Binasrillah
- Seksi Peralatan:M Fitrah Arianto
- Anggaran Dana
Anggaran kegiatan yang didapatkan dari:
- Dana Kas Sekolah: Rp 400.000
- Dana Partisipasi Siswa: Rp 1.200.000
- Dana Sponsor: Rp 4.500.000
- Dana Pasrtisipasi Guru: Rp 1.800.000
Total dana yang terkumpul: Rp 7.900.000
- Biaya Pengeluaran
Peralatan kebersihan: Rp 2.200.000
- Konsumsi: Rp 3.500.000
- Spanduk: Rp 300.000
- Lain-lain: Rp 250.000
Total: Rp 6.250.000
Penutup
Demikian proposal kegiatan HUT SMK Negeri 2 Blitar kami susun. Besar harapan atas dukungan dari sekolah agar kegiatan HUT yang bermanfaat ini terlaksana sebagaimana yang kita semua harapkan. Atas perhatian kerjasama, kami ucapkan terima kasih.
Disahkan di:
Blitar, 29 Sepetember 2020
Mengetahui,
Ketua OSIS Kepala Sekolah Ketua Panitia
Muhammad Syamsul Amin Drs. Moh Ali M.Pd M Nur Azis
Di atas merupakan contoh proposal kegiatan HUT sekolah yang bisa dijadikan referensi. Nah, jika suatu hari nanti Anda harus menyusun sebuah proposal kerangka yang dijabarkan di atas dapat dilengkapi dan sesuai dengan kebutuhan.
Agar hasil proposal baik jangan lupa untuk mengacu pada contoh yang sudah baik dan benar ya! Semoga sedikit ulasan di atas bermanfaat dan membantu.
Editted: 21/06/2021 by IDNarmadi.