Meskipun tren budaya kerja dan manajemen dewasa ini mengalami perubahan kearah yang lebih longgar, etiket bisnis tetap akan selalu ada. Sebab manusia selaku mahluk budaya akan selalu menciptakan aturan yang tidak tertulis yang menjadi acuan dan diharapkan dijalankan pula oleh orang lain.
Inilah sebabnya dunia para profesional akan selalu memiliki beragam tata perilaku, tak peduli betapa tren telah mengalami perubahan. Pengetahuan dan penerapan etiket bisnis ini tetap penting. Sebab, hal ini mampu mendatangkan penerimaan positif secara sosial yang pada akhirnya berkontribusi dalam peningkatan performa.
Definisi Etiket Bisnis
Secara terminologi etiket sendiri merupakan serapan dari Bahasa Perancis “etiquette“. Ettiquette sendiri dalam Bahasa Perancis berarti “tiket” atau “label” yang ditempelkan kepada sesuatu sebagai penanda. Biasanya label ini berisikan nama, cara pakai, fungsi, dan keterangan lain dari barang tersebut.
Sedangkan Perancis tidak memulai kata itu, namun meminjamnya dari Spanyol di abad 16 dari bentuk etiqueta. Kata ini diterapkan sebagai kebutuhan pemenuhan syarat dokumen di pengadilan hukum.
Sedangkan etiket yang dimaksud di sini adalah suatu sikap atau aturan yang diterima sebuah kelompok dalam rangka mengatur hubungan antar anggota di dalamnya agar lebih beradab dalam pergaulan.
Maka etiket bisnis adalah sebuah tata perilaku pada profesional yang diterapkan di lingkungan bisnis guna menciptakan keselarasan dan keharmonisan antar anggota maupun kelompok.
Etiket dan etika bisnis adalah dua hal yang berbeda. Perbedaan paling utama terletak pada konsekuensi hukuman. Hukuman etiket lebih kepada sosial, sedangkan etika bisa membawa pelanggar ke meja hijau atau lainnya yang berdampak langsung. Etika umumnya berisikan nilai-nilai universal yang juga diadopsi oleh hukum suatu negara.
Contoh Etiket Bisnis yang Masih Dijalankan Para Profesional
Mengingat tata perilaku semacam ini bagian dari budaya dan kebiasaan, maka penerapan di waktu-tempat bisa saja berbeda satu sama lain. Meskipun demikian, etiket bisnis tetap akan selalu ada. Maka, sensitivitas untuk mengenalinya adalah perlu. Begitu pula dengan penambahan pengetahuan atasnya yang bisa didapatkan dari berbagai saluran.
Beberapa etiket bisnis mulai ditinggal, sebagian lainnya tetap dipraktekan; Bersifat tidak mengikat seperti hukum, namun perlu dilakukan demi keselarasan. Berikut adalah contoh perilaku dan aturan yang masih dijalankan di banyak tempat.
1. Perhatian Terhadap Nama
Nama adalah penanda pertama bagi seseorang dalam memahami pribadi di luar dirinya. Dengan nama itu pula orang mengenal dan memperkenalkannya ke orang lain.
Maka penting ketika berkenalan dengan orang baru untuk mengingat namanya. Apabila tidak yakin dengan pengucapan nama yang bersangkutan, jangan ragu untuk meminta yang bersangkutan mengulangnya. Memberi perhatian kepada nama seseorang bisa menjadi sinyal positif kepada orang lain.
Dalam lingkup etiket bisnis jangan pernah memotong atau menambahkan nama seseorang. Terlebih orang yang bersangkutan tidak menyukainya. Begitu pula dengan penyematan nama panggilan samaran yang sangat tidak disarankan. Sebaiknya panggil orang tersebut dengan nama yang dia sukai.
Mengingat nama bukan menjadi perkara mudah, terlebih bagi mereka yang bekerja dengan keterlibatan banyak orang dengan wajah-wajah baru. Satu cara yang dapat dilakukan adalah menggunakan nama orang tersebut sebagai kata ganti orang kedua. Menggunakannya tiga hingga empat kali dapat mempermudah mengingat.
2. Menyapa
Menyapa seseorang ketika berpapasan bukan saja sekadar sopan, namun juga menunjukan tingkat kepandaian sosial seseorang. Hal sederhana seperti menyapa ini secara signifikan dapat meningkatkan kesan pribadi untuk menjadi lebih diterima di lingkungan.
Basa-basi menanyakan kabar atau memberikan senyuman adalah beberapa yang bisa dilakukan sebagai etiket bisnis. Begitu pula dengan percakapan-percakapan ringan yang bisa ditambahkan untuk memberikan kesan ramah.
3. Bersalaman dan Tatapan Mata
Bersalaman masih menjadi etiket bisnis universal yang penting sebagai pembuka pertemuan. Di dalam konteks tertentu tekanan genggaman pada salaman dapat ditafsirkan berbeda-beda.
Umumnya, pengajuan salaman terlebih dahulu dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi yang lebih rendah. Genggaman salaman yang dilakukan harus tidak boleh terlalu keras ataupun rendah. Tekanan terlalu keras dapat ditafsirkan sebagai tantangan atau dianggap sebagai orang yang tidak beradab. Sedangkan tekanan terlalu rendah dianggap meremehkan. Di masyarakat barat, genggaman semacam ini jamak dikenal sebagai dead fish. Karena seperti menggenggam ikan mati.
Saat bersalaman, pastikan pula menjalin kontak mata sewajarnya. Kontak mata yang intens terus menerus dapat dianggap sebagai orang aneh, sedangkan mata yang tidak bertemu bisa ditafsirkan sebagai ketidakjujuran atau rasa bersalah.
Bersalaman harus pula memperhatikan posisi tangan agar tidak salah tafsir. Pastikan posisi tangan sejajar, tidak membalikan telapak orang lain, baik keatas maupun kebawah. Telapak tangan kita yang menghadap kebawah dapat diartikan sebagai seorang yang agresif atau pemegang kendali; Sedangkan telapak menghadap kebawah ditafsirkan sebagai pihak yang dikendalikan.
Bersalaman dengan kedua tangan juga umum dilakukan, terutama bagi mereka yang telah memiliki hubungan sangat dekat. Salaman gaya ini sering disebut sebagai salaman politisi atau glove handshake. Umumnya tangan kiri yang tidak digunakan bersalaman akan menggenggam bagian badan teman salaman, seperti tangan, sikut, lengan, atau bahu. Gestur ini biasanya untuk menunjukan kepercayaan tinggi terhadap orang yang diajak bersalaman.
4. Berikan Gestur Sebagai Respon
Ketika orang lain berbicara pastikan untuk memberikan gestur sebagai respon perhatian. Seseorang dapat memberikan respon berupa anggukan atau senyuman. Gestur ini sebagai sinyal kepada lawan bicara bahwa kita sebagai pendengar yang aktif memiliki kepedulian terhadap gagasan mereka.
Dalam etiket bisnis, seseorang sangat disarankan untuk tidak memotong pembicaraan. Apabila hendak berbicara, sebaiknya berikan sinyal non-verbal berupa membuka mulut. Namun akan lebih baik apabila menunggu hingga gagasan selesai disampaikan.
5. Memperkenalkan Diri
Berada di kelompok baru membuat kebanyakan orang sangat tidak nyaman. Namun demikian etiket bisnis menganjurkan, terutama sebelum berbicara, untuk terlebih dahulu memperkenalkan diri. Untuk memberikan sedikit informasi, seseorang bisa bercerita soal posisi atau latar belakang yang berkaitan dengan bisnis yang dijalankan.
6. Ucapan Terima Kasih Personal
Boleh-boleh saja memberikan ucapan terima kasih otomatis kepada klien setelah melakukan transaksi daring. Namun demikian, secara etiket bisnis dianggap tidak sopan santun dan manusiawi, terlebih apabila hubungan bisnis yang dijalani sudah berlangsung lama.
Akan lebih baik apabila ucapan terima kasih dilakukan lebih personal. Seseorang dapat menuliskannya dengan tulisan tangan atau menambahkannya dengan pernak-pernik perusahaan sebagai apresiasi.
7. Diksi dan Salah Tulis Di Surat Elektronik
Sebagai profesional yang sering berkomunikasi lewat email, setiap pesan mencitrakan pribadi sekaligus tempat bernaung. Maka untuk meraih kesan positif, seseorang perlu memeriksa ulang setiap pesan yang akan dikirimkan.
Menggunakan aplikasi pemeriksa diksi dan typo juga bisa sangat membantu untuk mengeliminir kesalahan diksi dan tulisan.
8. Ramah dan Profesional Di Segala Percakapan
Tidak peduli apakah bertemu langsung, lewat telepon, atau email, etiket bisnis harus dijalankan secara profesional. Terutama ketika komunikasi melalui verbal, yang tidak memiliki konteks nada dan mimik, pastikan pesan dibuat seringkas mungkin dan langsung pada tujuan. Begitu juga perkecualian isi pesan yang tidak bisa dikatakan sekalipun bertatapan.
9. Tepat Waktu
Saat melakukan pertemuan dan jadwal tenggat, pastikan untuk tepat waktu. Sebab etiket bisnis menganggap waktu sangat berharga.
Dalam pertemuan penting, terlebih untuk membicarakan persoalan krusial, telat dapat diartikan sebagai tindakan meremehkan dan tidak komitmen. Kesalahan kecil semacam ini seringkali menjadi kesan yang membekas.
Seseorang yang tidak menghargai waktu dapat berimbas pada keseluruhan tim. Orang lain akan sibuk berusaha menutupi kekurangannya, sekaligus terhambat apabila kerja bersama tersebut sistemik. Maka penting untuk selalu memeriksa jadwal dan memperkirakan waktu penyelesaiannya.
10. Berpakaian Pantas
“Jangan menilai buku dari sampul” adalah ungkapan yang entah berapa ribu kali kita dengar. Namun masalahnya, manusia selalu mempercayakan apa yang mereka lihat langsung dan memberikan penilaian atasnya.
Menggunakan pakaian pantas saat bekerja maupun pertemuan bisnis adalah bagian dari etiket bisnis. Lewat pakaian yang digunakan kita memiliki ekspektasi tertentu terhadap posisi kita di mata orang lain; Begitu juga dengan pakaian yang dikenakan ketika meeting atau bekerja yang menunjukan penghormatan kita terhadap orang lain.
Pakaian yang tidak sesuai dapat memberikan kesan pemalas. Walaupun tidak pasti selalu demikian, namun siapa yang bisa merubah persepsi orang lain lewat penjelasan ?
11. Jaga Kebersihan
Terlepas dari apa yang dikenakan, menjaga kebersihan adalah perlu. Seperti menyisir rambut; membersihkan kuku; wangi badan; dan hal-hal lain yang mencitrakan kebersihkan.
12. Mengundang Berarti Membayar
Mengajak kolega untuk makan siang berarti juga membayarkan semua tagihan makanan, traktir. Etiket bisnis semacam ini jelas berbeda dengan mengajak makan bareng yang berarti jalan bersama-sama ke tempat makan.
13. Tata Krama Meja
Saat makan dengan rekanan bisnis atau senior perusahaan, maka sebaiknya perhatikan tata krama meja saat makan. Etiket bisnis semacam ini memang tidak bisa dijadikan patokan untuk menentukan kredibilitas seseorang, namun yang jelas tata krama ini bisa menunjukan “kelas”.
Adapun aturan-aturan yang perlu dipatuhi seperti :
- Jangan berbicara saat mengunyah atau mulut penuh
- Tidak berbunyi saat mengunyah
- Menutup mulut saat mengunyah
- Sikut tidak menempel di meja
- Tidak meniup lendir hidung di atas meja
- Tidak memainkan ponsel saat makan
- Dahulukan mereka yang lebih senior
- Ambil makanan yang paling terdekat
- Peralatan makan tidak beradu dengan dasar piring
Dan masih banyak aturan lain yang bisa dijadikan rujukan. Penerapan aturan ini tidak bersifat mengikat, seringkali disesuaikan dengan konteks kegiatan itu berlangsung. Semisal tata krama meja makan dengan tangan berbeda dengan menggunakan garpu pisau.
14. Jaga Kebersihan Ruang Kerja
Menjaga kebersihan ruang kerja dari kotoran dapat meningkatkan citra positif ke sesama rekan kerja. Kebersihan dan keteraturan meja kerja dapat memberikan impresi orang lain terhadap cara kerja kita.
15. Hormati Barang dan Tempat Bersama
Bekerja di kantor berarti juga berbagi tempat dengan orang lain. Karena dipakai umum, seseorang perlu menghargai penggunaannya. Barang yang digunakan bersama hindari untuk dikuasai; Hindari penggunaan di luar kepentingan pekerjaan; Rawat dan gunakan secukupnya; Jaga kebersihan dan kerapihannya.
16. Atur Jarak Personal
Jangan membawa kehidupan pribadi kedalam konteks profesional adalah etiket bisnis bijak yang bisa menyelamatkan karir. Seperti untuk tidak menyebarkan hal-hal yang terlalu personal layaknya cerita tetangga yang usil, kucing di rumah hamil, paman yang dengki dan lainnya. Begitu juga untuk tidak membagikan apapun yang seolah terlihat sombong.
Secara umum, membicarakan agama dan politik pada konteks profesional adalah hal yang sensitif. Begitu juga membicarakan masalah kesehatan yang bisa berpengaruh kepada pekerjaan. Untuk urusan medis sebaiknya pembicaraan dilakukan secara personal kepada atasan ataupun yang terkait seperti bagian sumber daya manusia.
Perlu diperhatikan lagi, terutama bagi orang Indonesia, untuk menjaga privasi dan ruang personal rekan kerja. Tidak semua orang bisa terbuka ataupun peduli dengan cerita personal kita. Sebaiknya tetap jaga batasan-batasan dalam setiap hubungan.
17. Perhatikan Kebiasaan Rekan Kerja
Memperhatikan orang lain bukan berarti ikut campur, namun untuk menyesuaikan diri kita dengan orang lain. Mungkin rekan disamping kita tidak menyukai kebisingan, maka apabila kita menyukai musik, pergunakan headphone untuk mendengarkannya. Terlebih di masa seperti sekarang yang mana desain kantor dibuat lebih terbuka, kepekaan terhadap rekan kerja perlu ditingkatkan.
18. Atur Volume Suara
Seseorang yang memiliki suara tinggi dan meledak-ledak, sebaiknya harus mengatur volume suara mereka. Hal ini penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif sehingga tidak mengganggu orang lain yang sedang bekerja. Terlebih apabila tipe desain ruangan dekat dengan ruang rapat, tentunya hal bisa sangat mengganggu.
19. Jauhkan Ponsel
Dewasa ini ketergantungan manusia terhadap ponsel dan gawai sejenis dapat menjadi sangat menyebalkan, terutama ketika rapat berlangsung.
Memainkan ponsel saat pertemuan bisa menciptakan impresi negatif dari orang-orang sekitar. Orang tersebut bisa dikatakan tidak dewasa, kesulitan fokus, kekurangan kendali diri, dan lain sebagainya.
20. Hindari Keluhan
Tidak ada yang menyukai mendengarkan keluhan. Seseorang yang mengeluh sebaiknya langsung saja menyampaikan kepada yang bersangkutan. Apabila alasan yang dikeluhkan masuk akal dan bisa dicarikan jalan keluar, maka bersyukurlah. Namun jika tidak, sebaiknya diam menerima atau keluar dari pekerjaan tersebut. Sesimpel itu !
Editted by UN.