Contoh Surat Jalan Barang dalam Dunia Distribusi Produk

Untuk Anda yang memiliki bisnis berskala besar dan ingin memberikan surat jalan pada karyawan, Anda bisa intip contoh surat jalan barang yang ada di artikel ini.

Surat jalan barang memang masing-masing perusahaan memiliki format khusus yang berbeda tapi tetap ada beberapa informasi umum yang harus dicantumkan dalam surat jalan.

Dibuatnya surat jalan barang sendiri bertujuan untuk memberikan informasi dari pengirim kepada pihak penerima. Nanti silakan cermati saja pada bagian contoh surat jalan barang yang ada di bawah ini.

Pengertian Surat Jalan Barang

Sebelum ke contoh surat jalan barang seperti apa, kita bahas dulu formatnya. Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang harus disertakan saat pemilik usaha melakukan pengiriman ke alamat yang dituju.

Biasanya, dalam surat jalan ini berisi tentang data barang yang dikirim, mulai dari nama, keterangan, jumlah, hingga kualitas barang yang akan diterima.

Dokumen ini cukup penting sehingga penerima bisa melihat rincian dari barang yang dikirimkan dan disesuaikan dengan barang warehouse yang ada. Jika ada list barang yang tidak sesuai dengan terpenuhi, maka penerima bisa langsung memberitahu pengirim bahwa barang yang dikirimkan ada kesalahan tanpa harus membongkar barangnya terlebih dahulu.

Ada surat jalan ini berperan sebagai bukti dan konfirmasi baik untuk pengirim maupun penerima, bahwa barang yang dikirimkan telah diterima setelah dilakukan proses pengiriman.

Keuntungan dari surat jalan barang adalah semakin cepat penerima menerima barang maka akan semakin cepat penerima membayar tagihannya.

Surat jalan barang adalah peraturan yang harus pihak perusahaan dan pembeli patuhi saat melakukan kegiatan pengiriman barang. Dengan surat jalan maka barang yang dibawa tidak akan berubah menjadi status ilegal.

Surat ini bersifat formal dan bisa diterima oleh pihak atau lembaga seperti Dinas Perhubungan dan Polisi.

Jika aktivitas pengiriman barang dilakukan saat perusahaan membeli barang dari pemasok atau suplier, maka perusahaan akan menerima delivery order dari pemasok tempat perusahaan membeli barang. Jadi, surat jalan barang dan delivery order adalah dua dokumen yang berbeda.

Lalu apa perbedaan dari surat jalan barang dengan delivery order? Surat jalan adalah surat untuk pengantar suatu barang yang dikirim oleh pembeli.

Sementara delivery order adalah surat perintah tentang pengiriman barang yang dipesan oleh konsumen yang hanya berisi informasi tentang kesepakatan yang telah dibuat oleh pihak penjual dan pembeli.

Biasanya delivery order diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang. Admin gudang bisa menyiapkan barang yang akan dikirim ke alamat yang diminta oleh konsumen.

Dokumen ini tidak wajib dibawa oleh pengirim barang, juga tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas saat pemeriksaan muatan kendaraan.

Untuk membuat sebuah surat jalan barang, biasanya akan terdapat beberapa informasi yang harus dicantumkan didalamnya.

Informasi yang tercantum bisa membantu petugas saat melakukan pengecekan muatan kendaraan dan meminimalisir terjadinya kriminal. Nanti ada di contoh surat jalan barang yang dibahas dibawah, berikut beberapa informasi yang harus ada dalam surat jalan barang:

• Tercantum nomor delivery order, surat jalan yang dibawa oleh petugas kirim harus memiliki nomor order dengan struktur yang sudah dicatat oleh pabrik, nomor order biasanya diperbaharui selama satu tahun terjadi orderan.

• Tercantum nomor surat jalan,harus ada nomor surat jalan yang tergantung pada tahun serta bulan angka awal.

• Tercantum tanggal muat yang sama dengan dilakukan tanggal order.

• Tertulis daftar barang, jumlah barang, dan tonase barang, surat jalan harus tertulis daftar barang secara rinci, termasuk berapa jumlah barang yang akan diterima pembeli.

• Ada tanda tangan pengirim, penerima surat jalan, dan tanda tangan supir, isi dari surat jalan barang juga harus ada tanda tangan dari pengirim barang sebagai tanda barang diketahui oleh pengirim, tanda tangan penerima surat, dan tanda tangan dari petugas pengiriman.

• Harus ada stempel di setiap tanda tangan yang tercantum, ini sebagai bukti bahwa surat jalan barang sah.

Dalam penulisan surat jalan, ada kaidah penulisan yang terbagi menjadi dua, yaitu:

Surat jalan untuk transaksi, berikut beberapa kaidah yang harus Anda perhatikan saat membuat surat jalan.

1. Kop surat bersifat opsional yang berarti perusahaan bisa mencantumkan kop surat bisa juga tidak.
2. Harus dilengkapi dengan adanya nomor surat dan nomor pesanan.
3. Ada informasi mengenai kuantitas dan jumlah barang yang akan dikirim.
4. Dilengkapi juga dengan keterangan, tujuannya untuk menambahkan informasi detail mengenai barang yang dikirim.
5. Ada bagian khusus untuk tanda tangan dari pengirim dan penerima barang.

Surat jalan untuk perizinan, berikut beberapa poin yang harus diperhatikan:

• Harus dilengkapi dengan kop surat dan nomor surat.
• Diberikan keterangan mengenai identitas pihak yang terlibat.
• Ada surat jalan perizinan dari kepolisian berbayar.
• Harus ada stempel dan cap bukti bahwa surat benar legal.
• Ditanda tangani oleh pihak yang menjadi penanggung jawab perusahaan yang sudah dimaksud.
• Surat memiliki masa berlaku dan tujuan.
• Berikan keterangan dengan informasi tambahan.

Berikut contoh surat jalan barang yang bisa coba Anda pahami. Ada dua contoh surat jalan barang yang semoga bisa membantu Anda menemukan format paling sesuai dengan kebijakan di perusahaan Anda.

Contoh Surat Jalan Barang 1:

                                                                                                         …………………………

                                                                                                         Kepada Yth:

                                                                                                         Bapak Bagian Purchase

SURAT JALAN                                                                             ……………………………

No.             : ……………….                                                            ……………………………

Order No.  : ……………….                                                            ……………………………

Dengan hormat,

Mohon diterima barang tersebut di bawah ini:

No	Nama Barang	Banyaknya	Keterangan

            Yang Menerima,                                                                     Yang Menyerahkan,

(……………………………..)                                                (……………………………..)

Contoh Surat Jalan Barang 2:

….LOGO PERUSAHAAN…..                                             …..KEPALA SURAT……….

SURAT JALAN

Tanggal                       : ……………….                  Tujuan:  ….…………………   

Jenis Kendaraan.         : ……………….                                ……………………..

No. Polisi                    : ……………….                                ……………………..

Driver                          : ………………                                 ………………………

Dikirimkan barang-barang sebagai berikut:

No	Nama Barang	Qty	Keterangan

 Gudang                             Driver                                                         Diterima oleh       

………………..                 ………………                                            ……………………….

Fungsi Surat Jalan Barang

Sebagai penyerta dalam pengiriman sebuah barang/produk, seperti contoh surat jalan barang di atas. Surat jalan memiliki peran yang cukup penting sebagai bentuk dokumen yang akan memastikan legalitas barang yang dikirim dalam jumlah besar.

Sebagai alat legalitas muatan barang yang dikirim, surat jalan memiliki beberapa fungsi, yaitu:

Sebagai Dokumen Legalitas Perusahaan

Dari contoh surat jalan barang di atas bisa ditarik kesimpulan tentang seberapa penting surat ini.

Jadi, surat jalan barang yang dibuat sebagai bentuk dokumen tertulis yang berisikan perincian dan detail barang, dari nama barang, harga, dan jumlah barang.

Adanya surat ini akan mempermudah proses pengiriman barang tanpa ada penolakan dari pihak penerima, mulai dari bongkar muat, proses, sampai barang tiba di alamat yang dituju.

Melalui surat ini maka pihak penjual dan penerima akan memiliki bukti telah melakukan transaksi pengiriman barang yang benar.

Surat jalan juga menjadi salah satu bagian birokrasi perusahaan dalam antar dan kirim barang. Berfungsi sebagai dokumen yang berguna untuk pihak keuangan atau finance dari pihak vendor.

Sebagai Surat Keterangan

Dengan adanya surat jalan yang dibawa oleh pengantar barang akan mempermudah birokrasi di wilayah tertentu dan menjadi acuan oleh petugas lalu lintas karena terdapat keterangan yang jelas dan tertulis secara rinci.

Surat ini dibuat tergantung dengan siapa yang mengirimkan barang tersebut. Lihat contoh surat jalan barang di atas.

Jika membawa surat ini, saat ada pengecekan kendaraan oleh petugas keamanan atau polisi di jalan, maka barang yang dibawa akan terdeteksi aman. Hal ini kurang lebih mirip dengan apa yang dibahas pada contoh surat penawaran barang yang kami bahas sebelumnya.

Bukti Pengiriman yang Valid

Surat jalan yang dibawa oleh petugas pengantar, tidak hanya diserahkan kepada penerima tapi juga harus dibawa kembali pada pengirim setelah proses transaksi diselesaikan.

Oleh karena itu, surat ini menjadi bukti pengiriman valid yang nanti akan dimasukkan dalam pembukuan akuntansi.

Selain itu, surati ini memiliki fungsi sebagai bentuk konfirmasi barang yang sudah diterima oleh penerina dengan nama yang sudah bertanda tangan.

Surat juga sebagai bukti pengiriman yang valid kepada pihak asuransi pengiriman barang, apabila barang milik pengirim sewaktu-waktu diperlukan untuk klaim kerusakan atau kehilangan.

Untuk pengirim barang ke konsumen terdapat beberapa alur kerja surat jalan yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Untuk mengirim barang ke konsumen pihak ekspedisi akan mengeluarkan surat jalan barang yang akan dibawa oleh petugas pengantaran.
2. Surat ini memiliki peran yang cukup penting sebagai bukti transaksi dan konfirmasi atas muatan barang yang ada dalam kendaraan. Maka, surat ini tidak boleh hilang.
3. Dalam surat jalan yang dibuat biasanya ada 3 – 4 rangkap, di setiap rangkapnya ada beberapa kerta berwarna yang berbeda, yaitu putih, kuning, merah, dan hijau.

Surat jalan yang bewarna putih adalah surat yang digunakan sebagai bukti bahwa barang sudah diserahkan kepada konsumen.

Lembar putih ini digunakan sebagai dokumen penagih oleh pengirim untuk pihak penerima di akhir bulan, atau waktu pelunasan tagihan.

Untuk surat yang bewarna merah merupakan surat jalan yang akan diberikan kepada pihak penerima atau konsumen. Lembar ini akan menjadi bukti dari pemesanan barang.

Dari contoh surat jalan barang ada beberapa bagian lembar yang cukup penting.

Pada lembar ketiga dan keempat yang biasanya bewarna kuning dan hijau dijadikan sebagai catatan laporan transaksi yang akan diberikan kepada karyawan atau supervisor yang memberikan perintah.

Baca dulu: Contoh Surat Penawaran Kerjasama dan Cara Membuatnya

Demikian ulasan mengenai surat jalan dan contoh surat jalan barang yang bisa Anda jadikan sebagai referensi. Jadi, kalau Anda ingin mengirim barang, jangan lupa gunakan referensi contoh surat jalan barang di atas untuk membuat surat jalan supaya proses pengiriman bisa berjalan dengan lancar.