Surat Pernyataan: Definisi, Struktur Beserta Contoh Suratnya

Pernahkah Anda diminta membuat surat pernyataan karena situasi tertentu yang mendesak? 

Nah, apabila Anda sedang berhalangan hadir sehingga tidak bisa menyelesaikan suatu tanggung jawab, maka Anda harus membuat surat pernyataan. 

Tujuan utama dari pembuatan surat ini adalah menyatakan alasan mengenai kondisi yang Anda alami.

Proses surat menyurat ini umumnya dikeluarkan oleh instansi resmi seperti pemerintah dan perusahaan sehingga Anda hanya perlu mengisi formulir yang disediakan. 

Meski begitu, Anda juga dapat menulisnya secara perorangan dengan syarat harus sesuai aturan formal yang disepakati.

Pembuatan surat yang menegaskan pernyataan ini perlu menyertakan tanda tangan bermaterai pihak yang bersangkutan.

Tujuannya adalah untuk menegaskan bahwa keadaan atau perjanjian yang Anda buat memiliki kekuatan hukum. 

Agar tidak bertele-tele, berikut akan dijelaskan tentang jenis-jenis surat berisi pernyataan beserta contohnya yang benar.

Apa Itu Surat Pernyataan?

Surat pernyataan atau bisa juga disebut surat kesanggupan berisi penjelasan tertulis mengenai suatu keadaan penting beserta risiko yang dihadapi oleh pembuat surat. 

Jadi, surat ini berkaitan erat dengan pernah atau tidak pernah melakukan suatu kejadian yang ditujukan untuk pihak lain.

Pada dasarnya, surat kesanggupan bisa dibuat oleh siapa saja yang membutuhkan, baik itu individu, organisasi, perusahaan, maupun pemerintah. 

Sehingga Anda harus memperhatikan betul penulisan aturan Bahasa Indonesia yang baku dan resmi.

Anda juga harus membubuhkan materai di akhir surat untuk memperkuat makna surat kesanggupan yang dibuat. 

Dengan begitu, pihak penerima surat akan merasakan kesungguhan Anda dalam menuliskan surat tersebut.

Dewasa ini, surat kesanggupan sering digunakan sebagai dokumen pendukung dalam melamar pekerjaan, membuat kesepakatan bisnis, maupun untuk urusan sehari-hari lainnya. 

Maka dari itu, Anda harus membuat surat pernyataan se optimal mungkin agar mendapatkan hasil sesuai yang diharapkan.

Struktur Penulisan Surat Pernyataan

Surat kesanggupan termasuk kategori surat resmi yang terdiri dari banyak jenis sesuai tujuan pembuatan surat tersebut. 

Namun, umumnya struktur surat tersebut tidak jauh berbeda. Berikut ini merupakan struktur dari surat pernyataan yang baik.

• Penulisan judul surat kesanggupan harus menggunakan huruf kapital bercetak tebal dan diletakkan tepat di bagian tengah surat.
• Identitas pembuat surat harus ditulis lengkap dan efektif
• Identitas pihak yang dinyatakan memuat secara rinci data diri, mulai dari nama, tempat dan tanggal lahir, NIK, agama, alamat, dan lain-lain.
• Isi atau keterangan pernyataan yang menyatakan dengan jelas dan tidak ambigu berdasarkan fakta yang dialami pembuat surat. 
• Penutup surat pernyataan berisi keterangan tempat dan tanggal pembuatan surat, nama lengkap, tanda tangan, serta NIK pembuat surat. Lengkapi pula dengan materai stempel Rp6.000,-.

Jenis Surat Pernyataan beserta Contohnya

1. Surat Pernyataan Belum Menikah 

Surat pernyataan belum menikah adalah surat yang menjelaskan bahwa status yang Anda miliki masih lajang atau belum pernah menikah. 

Untuk mengurus surat ini, Anda perlu pergi ke kelurahan setempat, tetapi tenang saja karena pembuatan surat kesanggupan ini tidak dipungut biaya sepeser pun.

Adapun berkas yang harus Anda persiapkan saat hendak mengurus surat yang menyatakan bahwa Anda belum menikah meliputi beberapa hal. 

Diantaranya, surat pengantar RT/RW, fotokopi KTP dan KK pemohon serta dua orang saksi yang hadir, serta materai Rp6.000,-. 

Setelah semua berkas sudah Anda lengkapi kemudian bawalah berkas persyaratan itu ke kantor kelurahan atau kecamatan untuk mendapatkan tanda tangan dan kop resminya. 

Tidak perlu menunggu waktu lama, sebab surat ini biasanya akan jadi dalam waktu sekitar 15 menit saja.

Setelah Anda mendapatkan surat pernyataan belum menikah, jangan lupa pula untuk membuat salinannya.

Tujuannya agar jika sewatu-waktu dibutuhkan Anda tidak perlu mengurusnya kembali. 

Untuk memperkuat sifat resminya, surat ini juga bisa dilegalisir dan prosedurnya pun tidaklah sulit, yakni sebagai berikut.

• Buat salinan seperlunya surat pernyataan yang telah dibuat.
• Datanglah ke kantor KUA terdekat dan serahkan dokumen tersebut kepada petugas loket. Sampaikan pula maksud kedatangan Anda dengan jelas untuk melegalisir surat tersebut.
• Tunggu hingga proses legalisir selesai.

Surat ini menjadi salah satu syarat utama dalam mendaftarkan diri ke jenjang pernikahan guna membuat buku nikah. 

Namun, selain itu surat jenis ini juga sering digunakan untuk keperluan lain. 

Seperti, untuk melamar pekerjaan, mengajukan beasiswa, keperluan kampus, mengurus pernikahan, hingga mengajukan CPNS dan taruna TNI.

Mengingat pentingnya surat ini sehingga Anda tidak boleh sebarangan menulisnya dan biasanya pada instansi akan diberikan format untuk diisi pemohon. 

Karena sifatnya yang formal, berikut ini merupakan contoh penulisan surat pernyataan belum menikah yang benar.

Contoh

Surat Pernyataan Belum Menikah

Nomor: 75/SJK/VIII/2021

Yang bertanda tangan berikut, kami Kepala Desa Dawuhan Kecamatan Madukara Kabupaten Banjarnegara Jawa Tengah, dengan surat ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa:

Nama: Novita Wulandari

NIK: 350697xxxxxxxxxx

Tempat, Tanggal Lahir: Banjarnegara, 12 Januari 1998

Jenis Kelamin: Perempuan

Agama: Islam

Status: Belum kawin

Pekerjaan: Pelajar

Alamat: Sugihwaras RT.05 Rw.03 Dawuhan Madukara Banjarnegara

Melalui surat ini menyatakan bahwa orang tersebut benar-benar penduduk Desa Dawuhan Kecamatan Madukara Kabupaten Banjarnegara dan benar adanya bahwa yang bersangkutan belum pernah menikah atau berstatus belum kawin.

Surat keterangan ini diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk digunakan sebagai kelengkapan persyaratan melamar pekerjaan di perusahaan. Demikian surat ini kami buat  dengan kesungguhan untuk digunakan sewajarnya.

Dawuhan, 20 Desember 2021

Amirul Huda

2. Surat Pernyataan Orang Tua

Di era digital yang serba canggih ini semuanya dapat dilakukan secara instan hanya melalui smartphone, tetapi tidak begitu dengan surat pernyataan orang tua. 

Surat ini tentu saja isinya mengangkut berbagai keperluan orang tua untuk sang anak. 

Surat pernyataan ini menjadi tanggung jawab orang tua agar anak dapat melanjutkan berbagai aktivitasnya. 

Jadi, surat ini mampu digunakan sebagai bukti fisik bahwa orang tua memberikan persetujuan terhadap anaknya.

Perstujuan yang dimaksud berkaitan dengan kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak instansi sekolah atau lainnya. 

Dengan surat pernyataan orang tua ini artinya orang tua percaya sepenuhnya terhadap pihak instansi yang memerlukan surat tersebut. 

Surat ini sangat sering digunakan untuk memberikan keterangan sakit sewaktu bersekolah. Namun, ternyata surat ini juga memiliki segudang manfaat diantaranya:

1) Mendaftarkan anak ke sekolah 

Banyak instansi yang memberikan persyaratan ini ketika terdapat siswa baru yang mendaftarkan diri di sekolah tersebut. 

Misalnya, orang tua memberikan keterangan bahwa data mengenai siswa tersebut terdaftar pada suatu sekolah adalah benar adanya.

2) Memberikan izin bekerja di perusahaan

Saat ini ada pula beberapa perusahaan yang mengharuskan untuk melampirkan surat pernyataan orang tua ketika hendak melamar pekerjaan. Hal ini sebagai bukti tertulis bahwa orang tua mengizinkannya.

3) Memberikan izin mengikuti kegiatan sekolah 

Kegiatan ekstrakulikuler di sekolah termasuk kegiatan opsional atau tidak wajib sehingga siswa bebas mengikutinya ataupun tidak. 

Nah, ketika anak akan mengeksplorasi pengalamannya melalui ekstrakulikuler pasti membutuhkan izin dari orang tua.

Meskipun surat pernyataan ini dibuat sendiri oleh orang tua, tetapi juga harus menggunakan bahasa yang baku dengan susunan yang baik dan benar. Berikut contohnya yang bisa Anda terapkan.

Contoh

Surat Pernyataan Orang Tua/Wali Siswa

Perihal: Surat izin mengikuti kegiatan ekstrakulikuler 

Yth. Kepala SMAN 1 Trunojoyo di Trunojoyo

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Berkaitan dengan kegiatan ekstrakulikuler perkemahan di Bukit Wonojajar yang akan diselenggarakan oleh pihak SMAN 1 Trunojoyo. Kami yang bertanda tangan berikut:

Nama: Anita Rahmawati

NIK: 370249xxxxxxxxxx

Umur: 40 tahun

Agama: Islam

Alamat: Jl. Sukacita No.5, Trunojoyo, Jawa Tengah

Merupakan orang tua/wali dari siswa:

Nama: Verdino Wicaksono

Umur: 17 tahun

Tempat, Tanggal Lahir: Banyumas, 04 Mei 2004

Jenis Kelamin: Laki-Laki

Agama: Islam

Kelas: Kelas XI SMA Negeri 1 Trunojoyo

Alamat: Jl. Sukacita No.5, Trunojoyo, Jawa Tengah

Dengan ini menyatakan bahwa kami sebagai orang tua dari siswa tersebut tidak akan merasa keberatan apabila anak kami mengikuti kegiatan ekstrakulikuler perkemahan di Bukit Wonojajar selama 5 hari sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh pihak sekolah. Kami akan selalu memberikan dukungan yang positif untuk kebaikan anak kami.

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dijadikan acuan anak kami mengikuti ekstrakulikuler perkemahan di SMA Negeri 1 Trunojoyo. 

Trunojoyo, 10 Oktober 2021

Hormat kami,

Anita Rahmawati

3. Surat Pernyataan Diri

Surat ini merupakan salah satu jenis surat yang paling sering digunakan oleh instansi, terutama ketika melamar pekerjaan di perusahaan. 

Secara garis besar, surat ini berisi penguatan akan sebuah pendapat, ucapan, dan tingkah laku pihak pembuat surat terhadap suatu kondisi tertentu.

Surat ini umumnya menerangkan masalah pribadi yang disampaikan melalui pernyataan tertulis sehingga dapat menjadi pertimbangan bagi instansi penerima surat. 

Surat ini bisa ditujukan untuk individu, kelompok, organisasi, maupun instansi swasta dan pemerintah.

Tujuan utama dari pembuatan surat pernyataan diri ini yakni, berguna untuk meyakinkan pihak penerima. 

Sehingga, yang paling krusial adalah Anda harus selalu memberikan pernyataan yang positif dan sebenar-benarnya. 

Nantinya pernyataan Anda nanti juga harus dipertanggungjawabkan. Berikut beberapa fungsi surat pernyataan diri.

1) Menjadi karyawan baru perusahaan

Saat Anda berhasil diterima sebagai karyawan baru di suatu perusahaan, biasanya mereka akan meminta Anda menulis surat pernyataan diri. Surat ini berisi kesanggupan atas aturan yang berlaku di perusahaan.

2) Untuk melamar pekerjaan

Berbeda dengan instansi swasta, khusus untuk perusahaan pemerintah. Seperti BUMN biasanya mensyaratkan surat pernyataan diri sebelum diterima sebagai karyawan. 

Terlebih, bagi perusahaan yang menugaskan karyawannya di luar kota biasanya akan mengutamakan mereka yang bersedia untuk tidak menikah dahulu

3) Untuk menyatakan sehat jasmani rohani

Surat pernyataan diri juga berguna untuk memberikan pernyataan bahwa Anda benar-benar terbebas dari narkoba dan tidak pernah melakukan tindakan kriminal. Surat ini biasanya digunakan untuk mendaftar CPNS atau pekerjaan lainnya.

Contoh

Berikut ini contoh surat pernyataan diri yang bisa Anda tiru.

Surat Pernyataan Diri

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Rian Bagus Wiyoko

No. KTP: 300050198933586

Tempat, Tanggal Lahir: Malang, 08 Juli 1995

Jenis Kelamin: Laki-Laki

Agama: Islam

Alamat: Jl. Terusan Surabaya No.10, Malang, Jawa Timur

Bersamaan dengan surat ini saya menyatakan bahwa:

1. Saat ini saya sedang tidak terikat dengan kontrak kerja perusahaan atau instansi lainnya dimanapun berada.
2. Saya bersedia ditempatkan bekerja pada divisi seluruh cabang perusahaan PT.Grapindo Indonesia.
3. Saya bersedia melaksanakan tugas  pekerjaan sesuai dengan tanggung jawab saya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Saya bersedia untuk tidak akan mengajukan cuti dengan alasan apapun dan atau mengundurkan diri sebelum masa berlaku kontrak kerja saya habis.
5. Saya berjanji untuk tidak merangkap pekerjaan pada perusahaan lain selama saya masih bekerja di PT. Grapindo Indonesia.

Demikian surat pernyataan diri ini saya buat dengan penuh kesadaran, serta tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Apabila di kemudian hari saya melanggat pernyataan tersebut, maka saya siap menerima segala konsekuensi dan sanksi tegas dari perusahaan sesuai peraturan yang berlaku.

Surabaya, 15 Oktober 2021

Materai Rp6.000,-

(Rian Bagus W.)

4. Surat Pernyataan Perjanjian

Banyak yang belum mengetahui apa itu pentingnya surat pernyataan perjanjian. Padahal jika Anda melakukan transaksi produk-produk mahal, surat ini sangat diperlukan untuk mengikat kedua belah pihak. 

Selain itu, surat ini juga berguna untuk membuat perjanjian mengenai utang piutang, sewa property, kerja sama usaha, dan lainnya.

Berdasarkan definisinya, surat pernyataan perjanjian adalah surat yang ditulis untuk mengikat pihak-pihak yang bersangkutan.

Tujuannya adalah untuk menaati hak dan kewajiban yang disebutkan dalam surat tersebut. 

Melalui surat ini dapat menjamin dengan jelas kepastian kesepakatan sehingga mampu menghindari dari perselisihan.

Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi dalam surat pernyataan perjanjian, antara lain:

1. Setiap pihak sepakat mengadakan kerja sama dengan penuh rasa ikhlas dan tanpa paksaan dari pihak mana pun.
2. Pihak yang terikat memahami mengenai hukum untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
3.  Produk barang atau jasa yang dijanjikan harus nyata dan jelas.
4. Perjanjian harus dibuat berdasarkan hukum yang berlaku.
5. Harus menggunakan materai yang diletakkan sebelum tanda tangan agar dapat diakui secara hukum.

Menulis surat pernyataan perjanjian tidak sesulit yang Anda bayangkan. Sama seperti surat lainnya, surat ini juga harus menampilkan kepala surat, isi surat, dan penutup termasuk bagian paling penting dalam surat. 

Contoh

Berikut ini contoh surat pernyataan perjanjian antar kedua belah pihak.

Surat Perjanjian Jual Beli Sepeda Motor

Pada hari ini, Kamis, tanggal 17 September 2021, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah membuat perjanjian sual beli sepeda motor, yaitu:

Nama: Tono

NIK: 370233xxxxxxxxxx

Tempat, Tanggal Lahir: Jakarta, 05 Mei 1885

Jenis Kelamin: Laki-Laki

Pekerjaan: Direktur PT. Sejahtera

Alamat: Jl. Ahmad Yani No.15, Jakarta

Yang selanjutnya disebut “Penjual”

Nama: Yudi

NIK: 350633xxxxxxxxxx

Tempat, Tanggal Lahir: Depok, 10 Oktober 1990

Jenis Kelamin: Laki-Laki

Pekerjaan: Wiraswasta

Alamat: Jl. Ahmad Yani No.15, Jakarta

Yang selanjutnya disebut “Pembeli”

Berdasarkan surat perjanjian ini telah disetujui oleh kedua belah pihak mengenai ikatan jual beli dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

HARGA

Jual beli sepeda motor tersebut dilakukan dan disetujui oleh setiap pihak dengan ketentuan hrga berikut ini. Hagra sepeda motor di atasnya sebesar Rp12.000.000 (Dua belas juta rupiah).

Pasal 2

CARA PEMBAYARAN

Pihak penjual bersedia menyerahkan sepeda motor kepada pihak pembeli dan menerima pembayaran LUNAS secara tunai, dengan rincian sebagai berikut.

1. Jenis kendaraan/CC: Sepeda Motor/
2. Merek/Type: Honda/Beat
3. Tahun Pembuatan: 2020
4. Nomor BPKB: 561289367
5. Warna: Hitam
6. Kondisi barang: 95%

Demikian surat pernyataan perjanjian jual beli ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya oleh kedua belah pihak.

Jakarta, 17 September 2021

Penjual Pembeli

Tono Yudi

Itulah pembahasan mengenai surat pernyataan lengkap dengan keempat contohnya. 

Surat ini sering dibutuhkan dalam urusan pekerjaan maupun kehidupan sehari-hari sehingga sangat penting untuk memahami struktur surat pernyataan yang benar.  

Nah, pastikan pula Anda menulisnya sesuai panduan Bahasa Indonesia yang singkat, jelas, dan padat. 

Jangan lupa untuk menelitinya terlebih dahulu dan ungkapkan alasan Anda membuat surat dengan sebenar-benarnya sebagai bentuk tanggung jawab Anda.