ISO 9001 tahun 2015 adalah bagian dari sistem manajemen mutu terstandar yang dirancang demi membantu organisasi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan pemangku kepentingan. Kegunaan lain dari standar ini adalah sebagai bagian dari kepatuhan hukum, maupun persyaratan kegiatan yang melibatkan pihak luar.
Semenjak diluncurkan pada 1987 standar ini telah banyak diterapkan di berbagai belahan dunia. Di Indonesia sendiri juga diadopsi secara identik. Kendati demikian masih banyak kesalahpahaman, baik secara teori maupun implementasi. Lantas, apa saja hal tersebut ?
Sentimen SNI ISO 9001 tahun 2015
Penerapan yang Rumit
Banyak yang mengatakan bahwa ISO 9001 tahun 2015 rumit dalam penerapan. Memang, pada awalnya demikian. Akan tetapi konsep dibalik standar ini sangatlah sederhana. Kita hanya perlu memahami tujuh prinsip manajemen mutu. Untuk pemahaman mendalam, berdiskusi dengan pakar dan menggali informasi dapat sangat membantu.
Sudah Tidak Relevan
Mengingat standar ini diterbitkan di tahun 90an, beberapa mengatakan bahwa sudah tidak relevan. Dalam pengertian tidak lagi sesuai dengan perkembangan zaman dan lingkungan bisnis yang berlaku.
Tentu hal ini tidak benar, dikarenakan dokumen standar ini selalu dan akan terus diperbarui. Terakhir dan terbaru ISO 9001 tahun 2015 mengkombinasikan elemen yang berfokus pada pemangku kepentingan. Serta memperluas konteks organisasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis modern.
Standar ini diciptakan untuk se-flexibel mungkin untuk digunakan di berbagai tipe organisasi. Itulah mengapa di dalamnya tidak dijelaskan secara tujuan spesifik yang berkaitan dengan kualitas dan espektasi pelanggan. Akan tetapi ditujukan sebagai panduan organisasi untuk menentukan tujuan dan peningkatan secara berkelanjutan untuk mencapainya.
Hanya Untuk Bisnis Skala Besar
Ada sebagian besar kalangan menyatakan bahwa standar ini hanya cocok digunakan untuk bisnis skala besar. Padahal kenyataannya seperti yang telah dijabarkan sebelumnya, bahwa penerapannya sangatlah fleksibel. Jadi tidak terkait dengan seberapa besar atau kecil ukuran bisnis. Anda bisa mendiskusikannya dengan para pakar atau praktisi tentang hal ini. Menggali lebih dalam informasi mengenai ISO juga sangat baik apabila hendak mengetahui lebih jauh.
Cocok Untuk Bisnis Manufaktur
Meskipun awalnya ditujukan untuk manufaktur, namun sejatinya pembaruan standar dapat diaplikasi di luar manufaktur. Sebut saja bisnis jasa seperti rumah sakit, bank, universitas dan lainnya.
Menambah Beban Kerja Administrasi
Benar, menerapkan standar ini berarti membutuhkan beberapa dokumen. Akan tetapi kebutuhannya pun terbilang wajar, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Sehingga dapat dipastikan bahwa beban kerja administrasi tidak akan menjadi halangan untuk menerapkannya.
Terlampau Mahal
Kesalahan umum lainnya adalah menganggap bahwa hanya untuk sebuah sertifikat harganya terlalu mahal. Memang, jika menganggap hanyalah secarik kertas biaya yang perlu dikeluarkan tidak masuk akal. Namun jika mengkalkulasi keseluruhan yang akan didapat oleh manajemen, serta manfaatnya, maka sejatinya uang yang harus dikeluarkan terbilang relatif.
Kesalahpahaman Implementasi SNI ISO 9001 Tahun 2015
Menerapkan implementasi SNI ISO 9001 tahun 2015 di organisasi tidak serta-merta lepas dari kesalahpahaman. Justru seringkali ada problem yang ditemukan setelah menerapkan standar ini. Berikut adalah daftar kesalahan saat menerapkannya :
Manajemen Puncak Tidak Acuh
Masalah klasik semacam ini seringkali ditemukan di banyak organisasi. Kebanyakan manajemen puncak tidak memiliki komitmen dalam menjaga mutu atau kualitas. Sehingga hal-hal penting seperti penyediaan sumber daya, mekanisme perencanaan, pengendalian dan peningkatan proses produk dan jasa tidak ditingkatkan. Menjadi hal krusial bagi posisi ini untuk mengambil keputusan dalam hal mendorong peningkatan kualitas, perbaikan, dan pengalaman pelanggan.
Pengambil Keputusan Tidak Dilatih
Pengetahuan tentang SNI ISO 9001 tahun 2015 menjadi sangat penting. Karenanya seseorang perlu memiliki pemahaman disertai aspek persyaratannya. Kebanyakan kesalahan umum yang ditemui adalah pengambil keputusan tidak dilatih. Padahal personil kunci semacam ini adalah yang berkemungkinan besar mendorong keberhasilan implementasi.
Keterlibatan Hanya Sebagian Personel
Karena tidak seluruh personel menerima pelatihan, maka hanya sebagian saja yang memahami aspek kualitas dari kegiatan dan proses pekerjaannya. Padahal pekerjaan setiap orang di organisasi berdampak sistemik bagi yang lainnya.
Sistem yang Diciptakan Terlalu Rumit
Alih-alih ingin membuat sistem tetap berjalan, para anggota bekerja keras untuk pemenuhan admistrasi. Seperti misalnya mengisi formular, dokumentasi prosedur, yang sejatinya hanya sedikit memberi nilai tambah bagi organisasi. Padahal sistem yang dibangun harus semudah mungkin dan berfokus pada output, bukan pada kerja yang bersifat administratif.
Tindakan Korektif Tidak Diproses Seharusnya
Menyelidiki masalah organisasi dibutuhkan waktu dan pelibatan orang yang tepat. Jika tidak, seringkali proses yang salah itu akan memunculkan masalah yang sama di kemudian hari.
Minim Wawasan Tentang Pelanggan
Tujuan ISO 9001 adalah peningkatan kepuasan pelanggan melalui pengalaman layanan produk dan jasa. Itu sebabnya wawasan tentang pelanggan sangat dibutuhkan demi mencapai hal ini. Pertanyaan sederhana namun penting dapat menjadi penentu dan sebagai bahan perencanaan dalam memenuhi tujuan ini.
Terburu-buru Dalam Implementasi
Membangun sistem manajemen yang solid tidak bisa dilakukan secara singkat. Butuh kerja dan waktu yang cukup untuk proses perencanaan, eksekusi, pemeriksaan, dan evaluasi. Implementasi yang terburu-buru justru menyebabkan tidak tercapainya tujuan yang direncanakan.
Mutu Auditor Internal Minim
Di kebanyakan tempat auditor internal tidak dilatih dan memiliki kompetensi untuk mengidentifikasi rincian-rincian dari masalah besar dalam sistem manajemen mutu. Padahal auditor wajib paham akan permasalahan yang dapat meningkatkan mutu proses dan sistem.
Copy-Paste Sistem
Meniru mentah-mentah sistem di tempat lain adalah cara mudah yang kebanyakan organisasi berakhir gagal. Seharusnya, tidak perlu mencontek, kita hanya perlu fokus pada konteks masing-masing dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem manajemen. Entah sudah berapa banyak organisasi di luar sana yang gagal untuk mendefinisikan diri mereka sendiri dan menentukan tujuannya.
Melimpahkan Tanggungjawab Kepada Seseorang
SNI ISO 9001 tahun 2015 pada dasarnya membutuhkan keterlibatan seluruh anggota organisasi. Tanpa adanya kesadaran akan pentingnya peningkatan sistem manajemen mutu, maka dipastikan implementasi tidak berjalan. Itulah mengapa menaruh harapan pada satu orang, seperti puncak manajemen misalnya, adalah hal yang percuma. Karena implementasi ini membutuhkan proses dan keterlibatan banyak pihak tentu saja.
Editted by UN.