Belakangan ramai diperbincangkan penerapan manajemen SNI ISO 9001 Tahun 2015. Meski demikian belum banyak orang yang paham apa itu, definisi, dan pengertiannya. Mari kita kupas tuntas.
Apa itu ISO 9001?
Sebenarnya standar ini diadopsi secara identik dengan ISO 9001 di tahun yang sama. ISO ini merupakan revisi pada 2008 lalu. Disusun oleh Komite Teknis 03-02, Sistem Manajemen Mutu ini telah dibahas dan disetujui pada 11 November 2015 silam. Kesepakatan ini disepakati oleh pemangku kepentingan seperti produsen, konsumen, pakar, dan regulator (pemerintah).
Definisi dan Pengertian
Secara singkat, standar ini merupakan manajemen mutu yang menerapkan pendekatan proses yang menggabungkan siklus PDCA dan pemikiran berbasis risiko. Gabungan kedua pendekatan SNI ISO 9001 tahun 2015 diharapkan dapat meningkatkan mutu manajemen secara keseluruhan. Keduanya sejalan dengan harapan sekaligus tantangan organisasi di masa depan dalam lingkungan yang dinamis nan kompleks.
Uraian Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act)
PDCA adalah kepanjangan dari Plan-do-check-act. Yakni suatu rangkaian kegiatan manajemen yang berulang-ulang, tersistematis dan terstruktur dalam rangka pengembangan sistem yang lebih baik.
Siklus ini diciptakan bukan sekadar untuk mendapatkan output proyek lebih baik. Akan tetapi lebih dari itu, rangkaian kegiatan ini dapat menyempurnakan proses kerja. Melalui data dan informasi, serta analisa yang ada, kesalahan yang muncul akan ditindaklanjuti.
Rencana (Plan)
Tetapkan sasaran dari sistem, proses, serta sumber daya yang diperlukan demi pencapaian yang sesuai dengan harapan pelanggan dan kebijakan organsisasi. Serta identifikasi dan tunjukan peluang dan risiko yang mungkin timbul.
Tahapan perencanaan ini bisa diidentifikasi dengan teknik bertanya 5W+1H. Yaitu What (apa), Who (siapa), when (kapan), where (dimana), why (mengapa), dan how (bagaimana). Dengan pertanyaan ini setidaknya bisa didapatkan hipotesis mengenai hambatan dan tujuan organisasi.
Lakukan (Do)
Terapkan apa yang telah dicanangkan sebelumnya. Mulai dengan mengerjakan berbagai hal yang telah direncanakan. Pekerjaan tersebut bisa berupa mengukur hasil dari solusi yang sudah dirancang di tahapan pertama.
Di fase ini kemungkinan besar ada masalah yang tidak terpetakan. Itu sebabnya disarankan untuk melakukan rencana dengan skala kecil di lingkungan yang terkontrol.
Agar tahapan ini semakin baik, buatlah standarisasi agar setiap orang terlibat dalam proses dan mengetahui secara pasti tugas dan tanggungjawabnya.
Periksa (Check)
Perhatikan dan (apabila memungkinkan) ukur setiap proses berjalan yang menghasilkan produk dengan kebijakan, sasaran, dan persyaratan. Selanjutnya laporkan hasil temuan dari pemantauan dan pengukuran tersebut. Fase ini dapat dikatakan paling penting, dikarenakan di tahap inilah kesalahan kedua dapat dihilangkan. Keseriusan dan ketelitian menjadi kunci penting di tahapan ini agar berhasil.
Tindak Lanjut (Act)
Tahapan ini harus dilaksanakan setelah siklus sebelumnya dijalankan. Dengan kata lain tindak lanjut ini sudah terdapat upaya identifikasi masalah dalam implementasi. Meski menjadi bagian akhir, seperti halnya siklus, fase tidak berakhir di sini. Tetapi ada proses yang akan terus berulang melewati tahapan-tahapan yang disebutkan sebelumnya.
Kelebihan Implementasi PDCA
Dari beberapa uraian yang telah disebutkan sebelumnya, model ini memiliki beberapa kelebihan yang cocok diterapkan di organisasi, seperti :
Berkesinambungan
Di siklus ini peningkatan dan penyempurnaan di masa depan sangat memungkinkan. Konsepnya yang sistematis dan terorganisir menjadi beberapa alasan utama. Kesinambungan implementasi disertai konsistensi dan ketepatan penerapan juga dapat mengontrol dan menganalisis setiap kegiatan. Itu sebabnya PDCA membutuhkan kompetensi dan proaktif bagi semua lingkup pekerjaan.
Alur Simpel
Alur pada PDCA yang sifatnya statis di setiap tahapan, sehingga mudah dipahami khalayak umum. Begitu juga bagi organisasi, jauh lebih mudah memahami, memperkenalkan sekaligus mengimplementasi.
Berkelanjutan
Kemudahan untuk dipahami membuat PDCA dapat diterapkan di semua lini organisasi. Beroperasi dengan pola siklikal, siklus ini sangat mungkin mendorong peningkatan berkelanjutan. Setiap lini akan melalui tahapan yang sama secara berulang untuk kemudian dapat memperbaiki dan menyempurnakan kegiatan.
Deteksi Risiko
Suatu perencanaan dengan metode terstruktur, secara manajemen, dampak negatif atau beberapa hambatan dapat diperkirakan sedini mungkin.
Kekurangan Implementasi PDCA
Dari banyaknya manfaat yang dapat diperoleh, rupanya siklus ini tidak begitu sempurna. Ada beberapa kekurangan dalam implementasi PDCA, diantaranya adalah :
Kaku
PDCA dinilai kaku karena didalamnya hanya berkutat pada siklus yang itu-itu saja. Sehingga tidak bisa diimplementasikan pada berbagai proyek yang mengharuskan tindakan paralel. Kemungkinan terburuk adalah apabila ada perubahan, maka proses perubahan sangat memakan waktu. Karena tahapan harus dikembalikan ke siklus awal.
Proses yang Harus Berurutan
Pembagian dan lingkungan kerja yang ideal sangat dituntut di konsep ini. Proses di dalamnya pun harus sesuai siklus. Apabila ada yang tidak melaksanakan pekerjaan dengan baik, konsep ini tidak berlaku. Begitu pula jika ada perubahan mendadak. Sulit untuk melakukan perubahan ketika sedang menjalankan perencanaan.
Implementasi Tak Berkaitan
Di lapangan tahapan tindak lanjut seringkali tidak dilaksanakan seperti seharusnya. Implementasi yang dijalankan secara tidak aktif itu membuat hasil yang tidak maksimal ketika ada proyek baru. Oleh sebabnya pemahaman mengenai PDCA perlu ditekankan sejak awal. Gagal paham pada siklus ini berdampak buruk di proyek yang sedang berjalan.
Baca: Kesalahan teori praktek ISO 9001 tahun 2015
Uraian Pemikiran Berbasis Risiko
Pemikiran berbasis risiko adalah tindakan yang seringkali otomatis dilakukan seseorang untuk mengantisipasi kerugian atau bahaya. Contohnya adalah penyeberang jalan akan selalu melihat rambu lalu lintas sebelum melintas. Tindakan semacam ini seringkali dilakukan secara tidak sadar.
Berbeda dengan yang sebelumnya, konsep yang selalu tersirat di ISO 9001, diperjelas di manajemen mutu terbaru dengan menanamkan di keseluruhan sistem. Risiko yang telah dijadikan basis tersebut menjadikan pencegahan sebagai bagian perencanaan strategis, operasi, maupun tinjauan.
Risiko menurut SNI ISO 9001 tahun 2015 didefinisikan sebagai efek ketidakpastian pada hasil. Efek bisa berupa penyimpangan, baik dalam bentuk negatif maupun positif. Sedangkan risiko adalah mengenai apa yang bisa terjadi, probabilitas, dan efek setelahnya.
Penetapan pendekatan ini juga mengalami perubahan prespektif. Risiko tidak dipandang lagi sebagai komponen tunggal dalam manajemen mutu, namun diikutsertakan dalam seluruh standar ISO.
Pendekatan ini mendorong organisasi untuk proaktif mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan dengan disertai peningkatan berkelanjutan. Dengan implementasi ini organisasi dapat secara otomatis mengantisipasi risiko yang akan datang.
Melalui pendekatan berbasis risiko organisasi terbantu dalam menemukan faktor penyebab, proses, dan sistem manajemen yang menyimpang dari perencanaan. Dengan adanya pendekatan ini diharapkan dapat meminimalisir dampak negatif dan memaksimalkan potensi yang ada.
Risiko dapat didefinisikan juga sebagai kemungkinan atau kegiatan penghambat tujuan strategis dan operasional organisasi. Kemungkinan ini dapat diukur ke dalam dua parameter, yakni kepastian (severity) dan kemungkinan rugi (probability).
7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001
SNI ISO 9001 tahun 2015 ini bersandar pada prinsip manajemen mutu yang tertuang dalam SNI ISO 9000. Adapun prinsip tersebut terdiri dari :
Fokus ke Pelanggan (Customer Focus)
Prinsip ini tidak berubah dari prinsip manajemen mutu ISO 9001:2008. Fokus pelanggan merupakan fokus utama dalam manajemen mutu standar ini. Setiap organisasi harus mampu memenuhi ekspektasi pelanggan, bahkan melampauinya. Mengingat setiap organisasi bergantung pada pelanggan, maka pemahaman kebutuhan pelanggan adalah mutlak.
Fokus terhadap pelanggan juga tidak lepas dari kesuksesan organisasi untuk menarik sekaligus mempertahankan pelanggan. Itu sebabnya tujuan organisasi tidak pernah lepas dari kepuasan pelanggan; identifikasi, bangunkan, dan pahami kebutuhan serta harapan pelanggan saat ini dan nanti; organisasi memastikan bahwa tujuannya berkaitan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan; pucuk manajemen harus mengkomunikasikan kepada semua pegawai tentang kebutuhan dan harapan pelanggan; organisasi harus mampu mengukur kepuasan pelanggan; dan organisasi harus menjamin keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang terdampak.
Kepemimpinan (Leadership)
Sama dengan sebelumnya, prinsip ini tidak berubah dibanding pendahulunya. Kepemimpinan dalam kaitannya dengan manajemen mutu adalah bahwa pemimpin di semua strata harus memiliki tujuan dan arah yang satu. Serta menciptakan lingkungan dimana tiap pegawai selalu dilibatkan untuk mencapai sasaran mutu organisasi.
Penyatuan tujuan, arah, dan keterlibatan pegawai oleh pimpinan dimaksudkan untuk menyelaraskan strategi, kebijakan, proses, dan sumber daya dengan tujuan organisasi. Implementasi prinsip kepemimpinan juga harus memperhatikan kebutuhan semua pihak berkepentingan seperti : pelanggan, pemodal, pegawai, pemasok, masyarakat, dan lainnnya; Pimpinan juga harus mampu menetapkan tujuan dan target yang menantang; Mampu menciptakan dan merawat nilai-nilai bersama, keadilan, dan model peranan etis di semua tingkatan; Dapat membangun kepercayaan dan meminimalisir kecemasan tiap pegawai; Memberikan kesempatan pada pegawai untuk melakukan pelatihan sumber daya yang diperlukan; serta membebaskan tindakannya yang berlandaskan tanggungjawab dan akuntabilitas; Mampu menginspirasi, mendorong, dan mengakui kontribusi tiap pegawainya.
Keterlibatan Orang (Engagement of People)
Pelibatan seluruh pegawai adalah prinsip ketiga dalam implementasi manajemen mutu. Engagement of people adalah nama baru yang sebelumnya disebut involvement of people pada ISO 9001:2008. Disini dijelaskan bahwa setiap pegawai dalam organisasi dianggap kompeten, dapat diberdayakan, dan dilibatkan untuk menjalankan proses bisnis.
Sehingga setiap pegawai dianggap penting dalam organisasi. Sekalipun seorang juru kebersihan semata yang bertugas bersih-bersih.
Prinsip ini menekankan akan pentingnya aspek kompetensi, pemberdayaan, serta keterlibatan semua pegawai. Sehingga gabungan semua aspek tersebut dapat meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai.
Maka untuk mencapai keterlibatan yang membutuhkan komitmen, organisasi perlu melakukan usaha agar pegawai terus termotivasi dalam memberikan kontribusi. Serta berusaha untuk mencapai tujuan berdasarkan nilai-nilai yang diyakini organisasi.
Disamping itu, penerapan prinsip ini juga mendorong persepsi positif pegawai terhadap pekerjaannya; lebih memikirkan tindakan perbaikan terhadap pekerjaan; terjadi umpan-balik positif antara atasan-bawahan; meningkatnya kualitas hubungan kerja antar pegawai; dan komunikasi diantaranya menjadi lebih efektif.
Pendekatan Proses (Process Approach)
Dalam pendekatan yang satu ini tidak ada yang berubah dibandingkan sebelumnya, hanya saja dalam ISO 9001:2008 disebut sebagai pendekatan sistem (system approach). Prinsip keduanya memiliki banyak persamaan, sehingga sistem ini dianggap sebagai pendekatan proses.
Prinsip ini menekankan bahwa hasil yang efisien dan efektif dapat diperoleh ketika kegiatan-kegiatan yang dikelola diproses dalam sistem yang koheren dan bertautan. Karena esensinya adalah sistem manajemen mutu dibangun atas dasar hubungan proses yang saling berkaitan. Serta diarahkan secara bersama untuk mencapai tujuan organisasi yang mencerminkan ekspektasi pihak yang berkepentingan. Lebih jauh, dalam pendekatan ini bahwa proses-proses dalam sebuah organisasi harus terstruktur dan mengarah pada tujuan tertentu dengan efisien dan efektif.
Manfaat Implementasi Pendekatan Proses
Adapun dalam penerapannnya sebuah organisasi akan mendapatkan manfaat seperti :
- Membantu menentukan kegiatan untuk mencapai hasil secara sistematis;
- Membantu membangun tanggung jawab dalam mengelola kegiatan kunci;
- Membantu menganalisis dan mengukur kemampuan kegiatan utama;
- Membantu mengidentifikasi interface kegiatan kunci, baik di dalam ataupun antarfungsi organisasi;
- Membantu mengevaluasi risiko, konsekuensi, dan dampak kegiatan-kegiatan yang terkait pelanggan, pemasok, dan pihak lain yang berkepentingan;
- Membantu menata sistem dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara efektif dan esifisien;
- Membantu memberikan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan bersama;
Perbaikan (Improvement)
Prinsip ini sebelumnya dikenal dengan perbaikan berkelanjutan (continual improvement). Di dalamnya dijelaskan bahwa untuk menggapai kesuksesan, sebuah organisasi wajib memiliki fokus pada perbaikan berkelanjutan. Karena tindakan perbaikan dapat mempertahankan kinerja untuk mampu beradaptasi pada perubahan, baik di kondisi internal maupun eksternal organisasi. Serta diharapkan pula dapat membuka peluang baru.
Tindakan perbaikan dalam manajemen mutu juga dapat dilakukan dengan meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Secara spesifik manajemen mutu menganjurkan organisasi untuk memberikan pelatihan kepada pegawai. Hal ini bisa berkaitan dengan metode dan atau alat perbaikan dalam organisasi, serta meningkatkan produk, proses, dan sistem yang objektif bagi tiap individu.
Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti (Evidence-Based Decision Making)
ISO 9001:2008 sebelumnya mengenal dengan pendekatan faktual untuk mengambil keputusan. Adapun di prinsip ini menggunakan nama pengambilan keputusan berdasarkan bukti. Meskipun kedengaran berbeda, pada prinsipnya keduanya memiliki persamaan. Yakni setiap keputusan harus berdasarkan hasil dari analisis dan evaluasi data serta informasi.
Hal ini didasari atas kerumitan situasi organisasi ketika pengambilan keputusan yang tak jarang pula menghadapi ketidakpastian. Bahkan dalam pengambilan keputusan, organisasi seringkali melibatkan beberapa orang yang terkadang subjektif. Itu sebabnya organisasi memerlukan pemahaman hubungan sebab dan akibat beserta potensi konsekuensi.
Pengambilan keputusan berlandas fakta, bukti, dan analisis data mempunyai dampak terhadap objektivitas dan keyakinanan yang lebih akurat. Bukti dalam manajemen mutu diartikan sebagai informasi yang menunjukan bahwa sesuatu memang ada atau benar. Ada beberapa cara yang dapat dijadikan pengumpulan bukti seperti observasi, pengukuran, tes, atau dengan metode lain.
Organisasi juga harus memastikan data atau informasi yang diterima cukup akurat dan andal. Begitu juga dengan data atau informasi yang diperoleh tersebut, harus dapat diakses oleh pegawai yang membutuhkan. Setelah itu, data maupun informasi yang dianalisis harus menggunakan alat yang tepat.
Manajemen Relasional (Relationship Management)
Prinsip pamungkas ini menggantikan ISO sebelumnya, yakni menjalin hubungan saling menguntungkan dengan pemasok (mutually beneficial supplier relationship). Dijelaskan bahwa dalam rangka mencapai kesuksesan berkelanjutan organisasi harus menjalin hubungan dengan pihak berkepentingan. Adapun dalam manajemen mutu, relasi tersebut dijalin dengan para pemangku kepentingan (stakeholders). Pihak-pihak tersebut bisa dari dalam maupun luar organisasi. Seperti pegawai, pelanggan, pemasok, pemilik modal, serikat pekerja, pemerintah, masyarakat, dan lain sebagainya.
Manajemen mutu menjelaskan bahwa hubungan baik yang dijaga dengan pihak berkepentingan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Karena kesuksesan secara berkelanjutan akan lebih mungkin tercapai ketika pengelolaan hubungan tersebut terjaga.
Landasan pada prinsip relasional menekankan pentingnya organisasi dalam melakukan kerjasama saling menguntungkan; Pengembangan dan perbaikan kegiatan bersama-sama; Menginspirasi, mendorong, serta mengakui pencapaian pemasok; Melakukan komunikasi dengan pemegang saham secara jelas dan terbuka; Memilih dan mengidentifikasi pemasok utama; Menentukan relasi dengan pertimbangan keuntungan jangka pendek, menengah, dan panjang.
Demikian uraian terkait SNI ISO 9001 tahun 2015, semoga bermanfaat.
Editted by UN.