Lembaga Sertifikasi Produk SNI/ISO 17065:2012

Apabila dalam waktu dekat ini Anda hendak mendaftarkan Produk SNI ke lembaga sertifikasi, sebaiknya baca artikel ini sampai habis. Karena Badan Standarisasi Nasional (BSN) sendiri menetapkan standar untuk pihak ketiga dalam hal penilaian kesesuaian dalam standarisasi SNI/ISO 17065:2012.

Lembaga sertifikasi produk (LSPro) bisa bekerja di bawah kendali pemerintah maupun swasta. Sedangkan penunjukannya dilakukan langsung oleh BSN. Mereka berperan sebagai penyelenggara audit dan pendukung kebijakan dalam menentukan status produk SNI.

Standar ini dibuat untuk kriteria umum standarisasi produk, proses, atau jasa. Standarisasi ISO/IEC 17065:12 merupakan adopsi identik dengan judul ber-Bahasa Inggrisnya adalah Conformity assessment – Requirements for bodies certifying products, processes and services.

Standar ini digunakan untuk dokumen kriteria dalam akreditasi atau penilaian kesetaraan atau penunjukan oleh pemerintah yang berwenang, pemilik skema dan lainnya.

Sertifikasi dalam hal ini adalah sarana untuk memberi jaminan bahwa produk (barang, proses, dan jasa) mampu memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam standar dan dokumen normatif lainnya.

Skema sertifikasi dapat berupa pengujian awal; Dan penilaian sistem manajemen mutu; Dengan diikuti survailen (pengawasan) guna menilai sistem mutu pabrik yang diikuti uji sampel pabrik dan pasar terbuka. Skema lanjutan tergantung pada uji awal dan pengawasan, kalaupun ada yang lain hanya mencakup uji tipe saja.

Tujuan BSN dalam menciptakan standar ini adalah agar seluruh pihak berkepentingan percaya bahwa produk, proses, atau dan jasa memenuhi syarat yang ditetapkan. Itu sebabnya sertifikasi menjadi bernilai karena tingkat keyakinan dan kepercayaan kepada pihak ketiga yang tidak berpihak serta kompeten memenuhi persyaratan tertentu.

Persyaratan Lembaga Sertifikasi

Para pihak berkepentingan ini dapat memohon atau mensyaratkan lembaga sertifikasi dalam pemenuhan persyaratan kompetensi dan skema sertifikasi apabila dibutuhkan dan relevan. Pihak berkepentingan dalam sertifikasi, namun tidak terbatas hanya pada :

1. Klien
2. Pelanggan dari organisasi yang produk, proses atau jasanya disertifikasi
3. Lembaga pemerintah yang berwenang
4. Organisasi non-pemerintah
5. Konsumen dan anggota masyarakat

Ada beberapa persyaratan yang perlu dipatuhi , seperti :

Hukum dan Kontrak

Selain wajib berbadan hukum, mereka juga harus memiliki perjanjian berkekuatan hukum mengenai ketentuan kegiatan sertifikasi. Dalam perjanjian tersebut harus berisikan tanggungjawabnya terhadap klien. Begitu pun sebaliknya, klien wajib memenuhi persyaratan pemenuhan sertifikasi oleh lembaga.

Termasuk di dalamnya apabila ada perubahan pada produk, klien wajib mengkomunikasikan. Perubahan yang dapat mempengaruhi kesesuaian dengan persyaratan harus segera diinformasikan ke lembaga sertifikasi. Contoh perubahan dapat berupa status hukum, komersial, organisasi, pemilik; Organisasi dan manajemen; Modifikasi produk atau metode produksi; Alamat kontak dan lokasi produksi; Perubahan besar pada sistem manajemen mutu.

Klien juga perlu mengatur apabila ada pelaksanaan evaluasi dan mungkin survailen demi kebutuhan dokumentasi, akses peralatan, lokasi wilayah, personil, dan subkontraktor yang relevan; Penyelidikan pengaduan; dan partisipasi pengamat. Pernyataan semacam ini wajib tertuang dalam perjanjian.

Pemenuhan persyaratan sertifikasi yang dikeluhkan harus direkam guna sewaktu-waktu diminta. Keluhan dan kekurangan produk pun harus segera diambil tindakan dan direkam oleh klien.

Terkait dengan dokumen, pemberian salinan sertifikat kepada pihak lain harus direproduksi secara keseluruhan. Dalam rangka media komunikasi, seperti iklan misalnya, klien harus mengikuti persyaratan dari LSPro.

Sertifikat bisa dianggap tidak sah apabila klien tidak menggunakan sertifikatnya dengan sesuai sehingga mengakibatkan pemberi sertifikat bereputasi buruk. Hal ini bisa berdampak pada pembekuan, pencabutan, atau penghentian sertifikasi. Selanjutnya, klien tidak bisa menggunakan referensi sertifikasi dalam seluruh kegiatan promosi. Tindakan-tindakan seperti pengembalian dokumen dan lainnya dapat dilakukan pemberi sertifikat sebagai pihak yang berwenang.

BSN: Prinsip Ketidakberpihakan

Prinsip ketidakberpihakan menjadi beberapa prinsip yang diterapkan sekaligus dipertanggungjawabkan atasnya untuk tidak memperbolehkan adanya tekanan komersial, keuangan, dan atau tekanan lain yang memungkinkan kompromi.

Identifikasi risiko perlu dilakukan demi ketidakberpihakan berkelanjutan. Risiko yang mungkin timbul mencakup kegiatan, hubungan, dan personal. Risiko tersebut muncul berdasarkan pada sumber daya bersama, keuangan, kontrak, pemasaran dan merek, serta komisi penjualan, atau bujukan lainnya.

Risiko yang ditemukan harus dapat dihilangkan atau diminalisir, serta mendapatkan dukungan komitmen dari manajemen puncak.

Itu sebabnya LSPro serta bagian-bagian dan entitas di bawah kendali organisasi tidak boleh sebagai :

1. desainer, pemanufaktur, install, distributor, pemelihara produk sertifikasi
2. desainer, penerap, operator, pemelihara proses sertifikasi
3. desainer, penerap, penyedia, atau pemelihara jasa yang disertifikasi
4. pemberi penawaran atau penyedia jasa konsultasi ke klien
5. pemberi penawaran atau penyedia konsultasi sistem manajemen atau audit internal apabila skemanya memembutuhkan hal itu

Konsekuensi dari ini adalah pemisahan diri dengan badan hukum lain demi tidak mengkompromikan ketidakberpihakannya. Sedangkan personil peninjau dan pelaku proses pengambilan sertifikasi tidak boleh dilibatkan ke dalam kegiatan badan hukum terpisah. Juga sebaliknya, personil dari badan hukum terpisah tidak boleh terlibat dalam tinjauan dan keputusan sertifikasi.

Ketidakberpihakan itu juga diejawantahkan untuk tidak memasarkan atau menawarkan kegiatan yang berkaitan dengan organisasi pemberi jasa konsultasi. Pernyataan tersebut bisa berupa tersirat maupun tersurat, seperti lebih mudah, cepat, atau murah, dengan menggunakan organisasi konsultan tertentu.

Organisasi harus mengambil tindakan tertentu dalam rangka merespon setiap risiko ketidakberpihakan yang muncul dari personil, badan, atau organisasi lain yang diketahuinya. Personil dari bagian organisasi baik internal atau eksternal, atau komite yang dapat mempengaruhi kegiatan sertifikasi, wajib menerapkan ketidakberpihakan. Organisasi memiliki kemampuan untuk tidak menggunakan personil dalam rangka peninjauan atau menetapkan keputusan sertifikasi dalam jangka waktu tertentu.

Tanggung Gugat dan Keuangan

Wajib memiliki stabilitas keuangan dan sumberdaya untuk operasinya, serta pengaturan yang memadai dalam rangka pemenuhan tanggung gugat akibat operasinya.

Kondisi Non-Diskriminasi Bagi Pemohon Produk SNI

Kebijakan dan prosedur yang beroperasi serta administrasi lembaga sertifikasi harus bersifat egaliter. Hal-hal prosedural tidak boleh menghalangi atau menghambat akses, kecuali telah diatur oleh standar ini.

Begitu juga dengan jasanya yang harus dapat diakses oleh seluruh pemohon yang masuk dalam ruang lingkup. Akses proses sertifikasi tidak boleh dipengaruhi oleh ukuran klien atau keanggotaan, baik dari asosiasi maupun kelompok; serta tidak berdasarkan jumlah sertifikat yang telah diterbitkan. Proses sertifikat tidak boleh dipengaruhi kondisi keuangan maupun kondisi lain.

LsPro dapat menolak permohonan atau pemeliharaan sertifikat klien daengan alasan-alasan khusus dan mendasar. Seperti klien berpartisipasi dalam kegiatan ilegal; memiliki rekam jejak buruk mengenai ketidakpatuhan tentang persyaratan sertifikasi/produk atau isu serupa berkaitan dengan klien.

Rahasia

Organisasi ini bertanggungjawab dan berkomitmen untuk mengelola seluruh informasi yang diperoleh dan dibuat selama kegiatan sertifikasi. Semua informasi yang diterima LSpro dianggap sebagai milik klien, dan bersifat rahasia. Informasi dapat dibuka apabila ada kesepakatan antara dengan klien. Misalnya untuk tujuan menanggapi keluhan.

Lembaga sertifikasi dapat membuka informasi rahasia, klien atau person, apabila diwajibkan oleh hukum atau diberikan wewenang berdasarkan pengaturan kontrak. Maka yang bersangkutan harus diberitahu tentang informasi yang diberikan, kecuali hal itu ilegal menurut hukum.

Klien tidak bisa mengetahui informasi lain di luar dirinya. Karena informasi dari luar seperti keluhan atau dari regulator bersifat rahasia.

Ketersediaan Informasi Publik SNI/ISO 17065:2012

Lembaga sertifikasi wajib memelihara dan menyediakan informasi lewat publikasi, media elektronik, dan lainnya, sesuai permintaan seperti :

1. Informasi tentang atau referensi skema sertifikasi; prosedur evaluasi, peraturan, pemberian, pemeliharaan, perluasan ruang lingkup, mengurangi ruang lingkup, pembekuan, pencabutan, atau penolakan sertifikasi.
2. Uraian cara memperoleh sumber dana dan informasi umum tentang biaya pemohon maupun klien
3. Penjelasan tentang hak dan kewajiban pemohon dan klien, termasuk syarat, pelarangan atau pembatasan atas penggunaan sertifikasi lembaga tertentu dengan mengacu pada sertifikat yang telah diterima.
4. Inforrmasi mengenai prosedur penanganan keluhan dan banding

Penutup

Itulah sedikit pembahasan mengenai persyaratan umum “standarisasi pemberi standar” yang selama ini barangkali jarang kita ketahui. Sebagai pengguna produk SNI semoga ada nilai tambah bagi pengetahuan Anda. Apabila Anda seorang produsen, wawasan Anda akan bertambah dan itu tentunya sangat berguna.

Nah, apabila hendak sertifikasi produk SNI dan SDPPI, Anda dapat mengunjungi tautan tersebut.

Terima kasih.